Dienstblatt des Senats von Berlin TeilIl Nr.15 16. November 1984
a
mung mit den durchführenden Stellen über das weitere Vorgehen
zu entscheiden.
A. Wirtschaftlichkeitsberechnungen für ADV-
Vorhaben und ADV-Verfahren
66 - Grundsätzliches
(1) Die ADV-einsetzende Stelle hat für ADV-Vorhaben und
ADV-Verfahren Wirtschaftlichkeitsberechnungen durchzuführen
oder zu veranlassen.
(2) Wirtschaftlichkeitsberechnungen werden als Planungs- und
als Kontrollrechnungen durchgeführt.
67 - Planungsrechnungen
(1) Bei Planungsrechnungen werden Nutzen und Entwicklungs-
kosten für ADV-Vorhaben sowie Betriebskosten für ADV-Verfah-
ren für zukünftige Rechnungsperioden ermittelt.
(2) Planungsrechnungen sind im Rahmen von Voruntersuchun-
gen und Hauptuntersuchungen zum Zwecke der Entscheidung
über
a) die Automationswürdigkeit von Verwaltungsaufgaben und
b) die wirtschaftlichste Lösung unter mehreren Systemen oder
ADV-Verfahren
erforderlich. Sie müssen auch für Planungsunterlagen nach 824
LHO (z.B. größere Beschaffungen) durchgeführt werden.
68 - Haushaltsmäßige Auswirkungen
Planungsrechnungen sind durch eine Darstellung der haushalts-
mäßigen Auswirkungen zu ergänzen.
G. Erfolgskontrollen
60 - Veranlassung der Erfolgskontrollen
Spätestens 2 Jahre nach dem Beginn des Verfahrensbetriebes hat
die ADV-einsetzende Stelle eine Erfolgskontrolle des ADV-Ver-
fahrens durchzuführen oder zu veranlassen. Sie ist in geeigneten
Zeitabständen zu wiederholen.
61 - Zweck der Erfolgskontrollen
Durch die Erfolgskontrollen sollen die Zweckmäßigkeit und Wirt-
schaftlichkeit des ADV-Verfahrens geprüft werden.
62 - Ergebnis der Erfolgskontrollen
Das Ergebnis der Erfolgskontrolle ist in einem Bericht festzu-
legen, der insbesondere enthalten soll:
a) einen Vergleich des angestrebten mit dem erzielten Rationa-
lisierungserfolg und/oder der erwarteten Leistungssteige-
rung mit der erreichten,
eine Analyse etwaiger Schwachstellen des ADV-Verfahrens
sowie Vorschläge zu deren Beseitigung einschließlich einer
Schätzung der dafür aufzuwendenden Personal- und Sach-
mittel mit einer überschlägigen Arbeits- und Zeitplanung,
x
S
eine Wirtschaftlichkeitsberechnung mit IST-Werten (Kon-
trollrechnung), gegebenenfalls einen Vergleich mit der Wirt-
schaftlichkeitsberechnung mit SOLL-Werten (Planungsrech-
nung) aus der Vor- bzw. Hauptuntersuchung oder mit der
vorherigen Kontrollrechnung,
einen Entscheidungsvorschlag über die Weiterführung,
Anderung, Neuentwicklung (gegebenenfalls in Form einer
Vereinbarung über die Entwicklung) oder Einstellung des
ADV-Verfahrens.
69 - Kontrollrechnungen -
(1) Bei Kontrollrechnungen werden in vergangenen Rechnungs:
perioden angefallene Kosten und Nutzen ermittelt.
(2). Kontrollrechnungen sind
a) zur Erfolgskontrolle von ADV-Verfahren und
b) zur Abrechnung von ADV-Leistungen
erforderlich.
(3) Bei der Kontrollrechnung sind alle Kosten (vgl. Nummern 76
bis 80) zu ermitteln. Sind aufgrund gesetzlicher Notwendigkeiten
oder anderer, nicht vorhersehbarer, aber unabweisbarer Gründe
Kosten entstanden, die bei der Planungsrechnung noch nicht be-
rücksichtigt werden konnten, so sind diese Kosten gesondert aus-
zuweisen und zu begründen. Sie bleiben beim Vergleich mit dem
Ergebnis der Planungsrechnung außer Betracht, sind aber bei der
Beurteilung des ADV-Verfahrens zu berücksichtigen.
1)
63 - Entscheidung über das Ergebnis der Erfolgskontrollen
(1) Die ADV-einsetzende Stelle entscheidet schriftlich aufgrund
des Berichtes über den Vorschlag und das weitere Vorgehen.
(2) Die Ergebnisse der Erfolgskontrolle, die Nutzen und Kosten
des ADV-Verfahrens betreffen, sind der ZKBSt mitzuteilen.
(3) Der Bericht über die Ergebnisse der Erfolgskontrolle (Num-
mer 62) und die schriftliche Entscheidung nach Absatz 1 sind mit
der Verfahrensdokumentation aufzubewahren.
V. Wirtschaftlichkeitsberechnungen und ADV-Gesamtkostenüber-
sicht
64 - Zielsetzung
(1) Die Regelungen dieses Abschnitts sollen dazu beitragen, die
ADV nach den Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlich-
keit einzusetzen. Sie ergänzen die Ausführungsvorschriften zu $ 7
LHO hinsichtlich der Erfüllung von Verwaltungsaufgaben mit
Einsatz der ADV.
(2) Die Regelungen dieses Abschnitts sollen sicherstellen, daß
Wirtschaftlichkeitsberechnungen für alle Maßnahmen nach einer
einheitlichen Systematik und für unterschiedliche ADV-Lösun-
den innerhalb eines ADV-Vorhabens mit vergleichbaren Bezugs-
größen durchgeführt werden.
(3) Eine nach Verwaltungsbereichen gegliederte jährliche ADV-
Gesamtkostenübersicht dient der. Kontrolle des Leistungsver-
zehrs und der Steuerung der Leistungserstellung.
65 - Verhältnismäßigkeit
Bei der Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen und
bei der Aufstellung der ADV-Gesamtkostenübersicht ist darauf
zu achten, daß der Aufwand dafür in einem angemessenen Ver-
hältnis zu deren Aussagekraft und Erkenntniszweck steht. $7
Abs.2 LHO bleibt unberührt.
70 - Beurteilung der Wirtschaftlichkeit
Um die Wirtschaftlichkeit einer Maßnahme oder eines ADV-Ver-
fahrens zu-beurteilen; ist es erforderlich,
a) die damit verbundenen Kosten zu ermitteln (Erfassen und
Bewerten des Güter- und Dienstleistungsverzehrs),
5) den damit verbundenen Nutzen zu ermitteln (Erfassen und
Bewerten der Einsparungen, Erträge und Vorteile) und
Kosten und Nutzen gegeneinander abzuwägen oder bei
Alternativen mit gleichem Nutzen die Kosten zu vergleichen.
71 - Methodisches
(1) Die Methode der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung hängt im
Einzelfall von der Art der damit verfolgten Ziele und der Möglich-
keit ab, Kosten zu ermitteln und den Nutzen in Geld zu bewerten.
Es gibt dafür Rechenmethoden wie Kostenvergleichsrechnungen,
Amortisationsrechnung, Kapitalwertmethode u.a. und darüber
hinaus Nutzen-Kosten-Untersuchungen (Kosten-Nutzen-Ana-
Iyse, Kostenwirksamkeitsanalyse, Nutzwertanalyse).
(2) Die ADV-einsetzende Stelle oder, mit deren Einverständnis,
die durchführende Stelle entscheidet, welche Methode jeweils an-
gewandt wird:
(3) Hinweise zu den einzelnen Methoden (Leitfaden) werden vom
Senator für Inneres bekanntgegeben; diese enthalten auch Erläu-
