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Dienstblatt des Senats von Berlin Teil I 
8 79 — Aktenplan 
(1) Für. jede Behörde, in den Bezirksämtern für jede Abteilung, wird als Grundlage 
für die Aktenbildung nach Sachgesichtspunkten ein Aktenplan aufgestellt. Hierbei 
muß für Erweiterungen infolge neuer Aufgaben ein genügender Spielraum bleiben. 
(2) Für die Aufstellung des Aktenplans ist die Zehnerordnung (Dezimalsystem) zu 
verwenden, wobei die Ziffernverbindungen auf den Zusammenhang der Arbeits- 
gebiete hinweisen. Bei diesem Ordnungssystem wird das gesamte Stoffgebiet in bis 
zu 10 gleichgeordnete Teile zerlegt, die als „Hauptgruppen“ bezeichnet und durch 
die Grundzahlen 0 bis 9 gekennzeichnet werden. In den Bezirksverwaltungen werden 
die folgenden Hauptgruppen benutzt: 
0 und 1 — Personal und Verwaltung 
2 und 3 — Volksbildung 
4 — Sozialwesen 
5 — Gesundheitswesen 
6 — Bauwesen 
7 — Wirtschaft 
8 — Jugend und Sport 
9 — Finanzen. 
Nr. 12 
(3) Die Aktenhauptgruppen werden in Aktengruppen (zweistellige Zahlen), Akten- 
untergruppen (dreistellige Zahlen) und in Aktensachgruppen (vierstellige Zahlen) 
unterteilt. Diese Gliederung soll in der Regel ausreichen, kann jedoch im Bedärfsfall 
fortgesetzt werden. 
(4) Innerhalb jeder Aktensachgruppe erhalten die einzelnen Akten fortlaufende 
Nummern. Die Aktennummer wird an die Nummer der Aktensachgruppe — durch 
einen Schrägstrich getrennt — angehängt, z. B. 0030/12. Mit dem auf diese Weise 
gewonnenen Aktenzeichen werden die Akten im Aktenplan oder in besonderen 
Aktenverzeichnissen, die die einzelnen Bearbeiter oder — im Falle des 8 74 Abs. 2 — 
die Zentralregistratur anlegen, geführt. 
(5) Für die Kennzeichnung von Akten, die eine bestimmte Person oder Sache 
betreffen, kann statt des Aktenzeichens nach Absatz 4 das „lebende“ Aktenzeichen 
oder die amtliche Kennzeichnung der Sache verwendet werden. Das „lebende“ 
Aktenzeichen besteht aus einer sechsstelligen Zahl, die dem Geburtstag, -monat, 
-jahr der Person entspricht, z. B. 040318 (Geburtstag: 4. März 1918). Dieser Zahl kann 
nach Bedarf ein weiterer Zusatz beigefügt werden, z. B. ein Hinweis auf den Sozial- 
kommissionsbezirk (040318/15). 
(6) Die Personalakten sind in der Regel außerhalb des Aktenplans nach dem An- 
fangsbuchstaben des Namens alphabetisch zu ordnen. Die Kennzeichnung der 
Versorgungsakten kann besonders geregelt werden. 
8 80 — Aktenaussonderung 
(1) Um die Aktenführung beim Bearbeiter zu erleichtern, sind die Akten, die für den 
laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr gebraucht werden, auszusondern. Zu diesem 
Zweck sind die Aktenbestände alljährlich zu prüfen. 
(2) Die ausgesonderten Akten werden entweder als Altakten (&$ 81 Abs. 1 Satz 1) in 
die Aktenablage (8 81 Abs. 1 Satz 2) übernommen und bis zur Beseitigung ($ 81 Abs. 2 
bis 4) aufbewahrt oder als Archivakten (8 82 Abs. 1) unverzüglich (ohne vorüber- 
gehende Aufnahme in die Altaktenablage) dem Landesarchiv übergeben. 
8 81 — Aufbewahrung und Beseitigung von Altakten'®) 
(1) Altakten sind die für den Geschäftsverkehr nicht mehr benötigten aufbewahrungs- 
bedürftigen Akten, die nicht nach 882 als Archivakten dauernd erhalten bleiben 
müssen. Sie werden mit dem Vermerk „Zu beseitigen nicht vor 19...“ versehen und 
regelmäßig für die gesamte Behörde in besonderen Aktenräumen in der gleichen 
Ordnung wie der laufende Aktenbestand aufbewahrt (Altaktenablage), bis ihre Be- 
seitigung eingeleitet werden kann. Über die Altakten ist ein Verzeichnis zu führen. 
Ordner sind für Altakten regelmäßig nicht zu benutzen; in der Regel sind Altakten- 
kartons zu verwenden, die Aktenzeichen und Bandnummer der Aktenstücke tragen. 
Mindestens alle zwei Jahre ist zu prüfen, welche Altakten beseitigt werden können. 
Soweit nicht Rechtsvorschriften, Verwaltungsvorschriften nach 8 1 Abs. 4 oder Vor- 
schriften für das Haushaltswesen Abweichendes regeln, gelten für die Aufbewahrung 
und Beseitigung der Altakten die Bestimmungen der Absätze 2 bis 5.