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Nr. 89 
2, 
Fremde Umlaufmappen dürfen für eigene Vorgänge nicht benutzt werden. 
Leere Mappen sind unverzüglich an die absendende Stelle zurückzusenden, 
Es bestehen folgende Arten von Mappen: 
a) Eingangsmappen, die nur zur Vorlage der Neueingänge bestimmt sind 
(blaue Farbe); für eilige Eingänge können blaue Mappen mit rotem 
Diagonalstreifen verwendet werden, für Rechnungen sind Eilmappen mit 
der Aufschrift „Rechnungen‘“ zu verwenden, 
b) Umlaufmappen für eilige Sachen (rot), 
c) Umlaufmappen für alle anderen Sachen (grün), 
d) Mappen für Vorlagen an den Senat oder das Bezirksamt (gelb), 
e) Mappen für Vorlagen an das Abgeordnetenhaus oder die Bezirksverord- 
netenversammlung (gelb mit rotem Diagonalstreifen). 
Die Mappen werden durch Boten zu bestimmten Zeiten — in möglichst kurzen 
Zeitabständen — von den einzelnen Arbeitsplätzen abgeholt und ausgetauscht. 
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MI. Bearbeitung der Eingänge, 
Schriftverkehr und mündlicher Verkehr 
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Durchsicht und Weiterleitung der Eingänge 
Die Durchsicht der Eingänge ist ein wichtiges Mittel der Dienstaufsicht. 
Aus den Eingängen erhält der Behördenleiter wesentliche Aufschlüsse über 
die Arbeit in seinem Geschäftsbereich. Er kann Anordnungen für die sach- 
liche Behandlung treffen, auf Vorgänge bei anderen Arbeitsgebieten hin- 
weisen, Beschwerden nachgehen, die Beteiligung anderer Stellen anregen usf, 
Der Behördenleiter oder der von ihm. Beauftragte muß sich regelmäßig die 
wichtigen Eingänge seines Geschäftsbereichs vorlegen lassen. Er bestimmt, 
welche Sendungen als wichtige Eingänge zu gelten haben. Wo es geboten 
erscheint, weist er durch besondere Kennzeichen (siehe Nr. 6) darauf hin, 
daß er sich die Schlußzeichnung vorbehält, eine persönliche bzw. fernmünd- 
liche Rücksprache erbittet oder nach Schlußzeichnung durch andere Personen 
den gesamten erledigten Vorgang einzusehen wünscht. Von Zeit zu Zeit soll 
er die Vorlage auf sämtliche Eingänge oder die einzelner Sachgebiete aus- 
dehnen oder eine Durchsicht nach Stichproben vornehmen. Die Eingänge 
werden im Eingangsstempel mit einem Sichtvermerk (Namenszeichen oder 
Farbstrich — s. Nr. 7) versehen. Die Eingänge müssen regelmäßig noch am 
Eingangstage, grundsätzlich vor Erledigung der anderen Dienstgeschäfte, 
durchgesehen werden, damit ihre Bearbeitung nicht verzögert wird. 
Für Eingänge, die nicht dem Behördenleiter selbst vorgelegt werden, gilt 
der Büroleiter als Eingangsempfänger. Er läßt sie mit dem Eingangsstempel 
der Behörde versehen, kennzeichnet die Eilsachen und zeichnet die Eingänge 
auf die Bearbeiter aus. Nach Durchsicht sorgt er für die Weitergabe der 
Eingänge an die Bearbeiter, soweit nicht in einzelnen Fällen noch andere 
Stellen von dem Eingang Kenntnis erhalten müssen. 
Anonyme Schreiben sind grundsätzlich nicht zu beachten. Anonyme Mittei- 
lungen, die Berichte über allgemeine politisch wichtige oder die Staatssicher- 
heit betreffende Vorgänge enthalten, sind in jedem Falle dem Senator für 
Sicherheit und Ordnung unter Beifügung des .Briefumschlages zuzuleiten. 
Für anonyme Schreiben, die Beschuldigungen gegen Verwaltungsangehörige 
enthalten, gelten besondere Bestimmungen!%), 
Tagebücher, in denen der Verbleib der Eingänge verzeichnet wird, sind bei 
einem normalen Geschäftsbetrieb nicht erforderlich und daher nicht, zuge- 
lassen. Nur wo der Geschäftsumfang oder die Eigenart des Verwaltungs- 
zweiges es ausnahmsweise rechtfertigen, können Aufzeichnungen in einfacher 
Form geführt werden. 
Neben dem Namenszeichen oder Strich im Eingangsstempel gelten folgende 
Kennzeichen: 
a) + = Schlußzeichnung vorbehalten, 
b) +* = Schlußzeichnung durch Vertreter oder Beauftragten. Vorgang vor 
Abgang der Reinschrift zur Kenntnisnahme erbeten. 
Schlußzeichnung durch Vertreter oder Beauftragten. Vorgang un- 
mittelbar nach Ausführung der Verfügung zur Kenntnisnahme 
erbeten. 
d) A = Kurze Aufzeichnung über den Stand der Angelegenheit. 
e) R = Rücksprache erbeten. 
f) F = Fernmündliche Rücksprache erbeten. 
Wird Rücksprache erbeten, so empfiehlt es sich zur besseren Vorbereitung 
der Mitarbeiter, den R- oder F-Vermerk mit einem kurzen stichwortartigen 
Hinweis zu versehen oder durch Unterstreichung bestimmter. Textstellen 
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