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Full text: Bürgerstiftungen erfolgreich managen / Nährlich, Stefan

AK T IVE

B Ü R GE R S C H A F T

Bürgerstiftungen
erfolgreich managen
Hinweise für die Arbeit von
Vorständen, Stiftungsräten und Kuratoren

Aktive Bürgerschaft: Kompetenzzentrum für Bürgerengagement der
genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken

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BÜRGERSTIFTUNGEN ERFOLGREICH MANAGEN

Impressum
Herausgeber: Aktive Bürgerschaft e.V.
Geschäftsstelle: Reinhardtstraße 25, 10117 Berlin-Mitte
Tel. 030 2400088-0, Fax -9
info@aktive-buergerschaft.de
www.aktive-buergerschaft.de
Kuratorium: Werner Böhnke (Vorsitzender)
Vorstand: Dr. Peter Hanker (Vorsitzender)
Geschäftsführer: Dr. Stefan Nährlich
Leiterin Presse und Kommunikation:
Christiane Biedermann
Autor: Dr. Stefan Nährlich
Gestaltung: Ayşe Gökmenoğlu
Fotos: Kai Bienert S. 1, 3, Ralf Emmerich S.8-9
© 2011 Aktive Bürgerschaft e.V.

Immer gut informiert!
Der Rundbrief mitStiften informiert alle zwei Monate
über Ereignisse und Entwicklungen aus dem Bürgerstiftungsbereich.
www.aktive-buergerschaft.de/mitstiften

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Editorial
Liebe Leserinnen und Leser,
wir möchten Ihnen mit diesem
Ratgeber Unterstützung beim
Management Ihrer Bürgerstiftung
anbieten. Bürgerschaftliches Engagement und Management, geht
das? Aber ja!
Die größten Herausforderungen für das Management
von Bürgerstiftungen sind sicher die begrenzten zeitlichen Möglichkeiten der Engagierten und die anderen
Anforderungen, die sich von denen in Unternehmen
und Behörden unterscheiden. In den letzten 20 Jahren hat sich aber auch im deutschsprachigen Raum ein
gutes Wissen über das Management von NonprofitOrganisationen entwickelt. Hierzu und zu deren Umsetzung in die Praxis hat die Aktive Bürgerschaft seit
ihrer Gründung ihren Beitrag geleistet.
Besonders drei Themen wollen wir mit dieser Information ansprechen: Wie gewinnen wir für die Bürgerstiftung engagierte Mitmacher, wie können wir innerhalb
der Gremien effektiv im Team zusammenarbeiten und
wie behalten wir den Überblick über all die verschiedenen Aktivitäten?
Wir bieten Ihnen verschiedene Praxishilfen zum Management und weiteren Themen an und freuen uns,
wenn wir Sie damit bei Ihrer wichtigen Arbeit unterstützen können.
Ihr Dr. Stefan Nährlich, Geschäftsführer

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BÜRGERSTIFTUNGEN ERFOLGREICH MANAGEN

Engagierte gewinnen
Kompetente und engagierte Gremienmitglieder, ehrenamtliche und langfristig zunehmend auch bezahlte Mitarbeiter sind entscheidend für die erfolgreiche
Arbeit jeder Bürgerstiftung. Vorstände, Kuratoriumsbzw. Stiftungsratsmitglieder erfüllen wichtige Aufgaben. Solche Leistungsträger stehen nicht immer zur
richtigen Zeit, am richtigen Ort und mit der richtigen
Qualifikation zur Verfügung. Die aktive und gezielte
Personalentwicklung ist daher eine wichtige Aufgabe
für das Management von Bürgerstiftungen.
Was Engagierte suchen
Den meisten engagierten Menschen geht es um ein
anspruchsvolles, selbstbestimmtes und gut organisiertes Engagement auf Zeit, das zugleich gesellschaftlich relevante Fragen thematisiert und Möglichkeiten
zur Selbstverwirklichung und zum Kompetenzgewinn
in sich birgt. Zwei Interessenlagen müssen daher zusammenfinden: die Ziele, Aufgaben und Interessen der
Bürgerstiftung auf der einen Seite und die aktuellen
Motivationen, Erwartungen, Interessen und Bedürfnisse der Engagierten auf der anderen Seite.
Bürgerstiftungen suchen Engagierte, die ...
• von Konzept und Idee der Bürgerstiftung überzeugt
sind und sich aktiv mit Zeit, Geld und Ideen einbringen,
• mit relevanten Zielgruppen der Bürgerstiftung, insbesondere potenziellen Stiftern, gut vernetzt sind,
• über die nötigen fachlichen Kompetenzen verfügen,
• ausreichend Zeit für das Engagement mitbringen,
• die Gesellschaft vor Ort widerspiegeln,
• über eine gute Reputation verfügen und
• teamfähig sind.

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Wie man systematisch neue Engagierte für Gremien
gewinnen kann
• Die Vorsitzenden der jeweiligen Gremien organisieren und leiten die Suche nach möglichen Kandidaten entsprechend der Satzung und den Geschäftsordnungen.
• Ein Anforderungsprofil für die jeweiligen Gremienmitglieder liegt vor bzw. wird erarbeitet.
• Konkrete Erwartungen der Bürgerstiftung an die
Kandidaten werden formuliert, ebenso werden die
Möglichkeiten für die Engagierten beschrieben.
• Eine Stellenausschreibung wird z.B. in Lokalzeitungen, Verbandsmagazinen der Wirtschaft, Publikationen von bürgerschaftlichen Organisationen o.ä.
veröffentlicht.
• Gespräche werden vertraulich geführt und geeignete Kandidaten den Gremien zur Wahl präsentiert.
• Eine Unterstützung bei der Einarbeitung in das neue
Amt wird durch die Bürgerstiftung angeboten.
Wo sich Engagierte weiterqualifizieren können
Praxishilfen und Workshops speziell zum Management
von Bürgerstiftungen bietet die Aktive Bürgerschaft an.
Generell zum Management gemeinnütziger Organisationen empfehlen wir den berufsbegleitenden Studiengang „Nonprofit-Management and Governance“ an
der Universität Münster.
Praxishilfen: z.B. Musterstellenausschreibung, Hinweise zum Versicherungsschutz und zu Organversicherungen, Ratgeberbroschüren. Sprechen Sie uns an und
informieren Sie sich im Internet
www.aktive-buergerschaft.de/buergerstiftungen/
managen

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Anforderungen
an Gremienmitglieder

gesellschaftlicher
Hintergrund

4
Zeit für
ehrenamtliches
Engagement

3a

1

3b

Fähigkeiten
und Fachwissen

2
„Passung“:
Einstellungen und Werte

Quelle: Aktive Bürgerschaft 2011 in Anlehnung
an: Hanswille 2009

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1 Übereinstimmung aller Faktoren.
Diese Personen sind die idealen Gremienmitglieder
für eine Bürgerstiftung: Sie passen ins Team, verfügen über ausreichend Zeit für ihr Ehrenamt, bringen Fähigkeiten und Fachwissen mit und sorgen
aufgrund unterschiedlicher gesellschaftlicher Hintergründe für lebensweltliche Vielfalt.
2 Übereinstimmung von Zeit, Fähigkeiten und
Einstellungen
3a Übereinstimmung von Zeit, Einstellungen,
und gesellschaftlichem Hintergrund
3b Übereinstimmung von Fähigkeiten, Einstellungen
und gesellschaftlichem Hintergrund
4 Übereinstimmung von Zeit, Fähigkeiten und gesellschaftlichem Hintergrund

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BÜRGERSTIFTUNGEN ERFOLGREICH MANAGEN

Gute Leitung als Team

Gemeinsam mehr erreichen ist das Motto der Bürgerstiftungen. Doch die meiste Arbeit machen häufig einige wenige Aktive, vor allem, wenn es um die Arbeit
in Vorstand oder Kuratorium bzw. Stiftungsrat geht.
Manchmal ist das notgedrungen so, weil trotz intensiver Bemühungen keine weiteren Mitstreiter zu aktivieren sind, manchmal auch, weil man befürchtet, die
Einbindung weiterer Personen führe zu unnötigem Koordinationsaufwand und zu dann nicht mehr arbeitsfähigen Gremien. Es ist aber kein Naturgesetz, dass
immer „zu wenige zu viel“ tun müssen.
Praxishilfen: z.B. Mustergeschäftsordnungen für die
Gremien, eine Checkliste zur Evaluierung der Arbeit der
Gremien und Ratgeber. Sprechen Sie uns an und informieren Sie sich im Internet
www.aktive-buergerschaft.de/buergerstiftungen

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Organisatorische Ebenen einer Bürgerstiftung
• Vorstand (Management)
• Kuratorium/Stiftungsrat (Aufsichtsorgan,
Ausschüsse)
• Stiftungsversammlung/Stifterforum oder Freundeskreis (Unterstützer)
• Geschäftsstelle
Aufgabenbereiche für Vorstand und Kuratorium
• Finanzen und Vermögensverwaltung
• Stifterbetreuung, -beratung und -gewinnung
• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
• Fördermaßnahmen und Projekte
• Personalentwicklung der Organe
• Erfolgsüberprüfung der operativen Arbeit (Vorstand)
• Strategische Weiterentwicklung (Kuratorium/Stiftungsrat)

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Arbeitsteilung zwischen
den Gremien

VORS

KURATORIUM
Vorsitzender
Richtlinienkompetenz Personalentwicklung Weiterentwicklung

unterstützt
arbeitet
zusammen

verwaltung

unterstützt
strategisch u.
konzeptionell

-gewinnung

2. Ausschussvorsitzender
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

3. Ausschussvorsitzender
Fördermaßnahmen und Projekte

entwicklung Erfo

Finanzen und Ve
verwaltung

1. Geschäftsbe

1. Ausschussvorsitzender
Stifterbetreuung, -beratung und

Richtlinienkompe

Stellv. Vorsitze

Stellv. Vorsitzender
Finanzen und Vermögens-

Vorsitzender

unterstützt
strategisch u.
konzeptionell

Stifterbetreuung,

unterstützt
strategisch u.
konzeptionell

2. Geschäftsbe

unterstützt
strategisch u.
konzeptionell

3. Geschäftsbe

-gewinnung

Presse- und Öffen

Fördermaßnahm

Die Aktive Bürgerschaft empfiehlt eine interne Aufgabenverteilung, welche die Arbeit auf mehrere Schultern verteilen hilft und trotzdem einer klaren und konsistenten Logik folgt. So werden nach
unseren Empfehlungen die jeweiligen Gremienvorsitzenden mit Richtlinienkompetenzen ausgestattet, während die wichtigen Aufgabenfelder Finanzen
und Vermögensverwaltung, Stifterbetreuung, -beratung und -gewinnung, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie Fördermaßnahmen und Projekte als Geschäftsbereiche innerhalb des Vorstands organisiert
sind. Spiegelbildlich finden sich diese Geschäftsbereiche als Ausschüsse im Kuratorium wieder, die von

BÜRGERSTIFTUNGEN ERFOLGREICH MANAGEN

STAND

etenz Personal-

olgsüberprüfung

GESCHÄFTSSTELLE
unterstützt
administrativ
und operativ
weisungsberechtigt

Geschäftsführung und
Mitarbeiter
(ehrenamtlich, Honorarkräfte,
Teilzeit oder Vollzeit)

ender

rmögens-

ereich
-beratung und

ereich

ntlichkeitsarbeit

ereich
en und Projekte

einem Vorsitzenden geleitet werden und die Aufgabe
haben, den Vorstand zu unterstützen. Zeitweise können
den Ausschüssen auch Externe angehören, womit man
vermeidet, neben den Gremien weitere (Parallel-) Instanzen zu installieren. Eine ehrenamtliche Geschäftsstelle übernimmt in unserem Modell administrative
Aufgaben. Soweit finanzielle Möglichkeiten zur Verfügung stehen, können Honorarkräfte oder auch bezahlte
Mitarbeiter zur Entlastung eingesetzt werden. Die Mitglieder des Stifterforums oder des Freundeskreises einer Bürgerstiftung sind nicht nur ideale Multiplikatoren,
sondern auch eine wichtige Ressource für die weitere
Unterstützung der Arbeit von Vorstand und Kuratorium.

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BÜRGERSTIFTUNGEN ERFOLGREICH MANAGEN

Langfristiger Erfolg
Eine Bürgerstiftung langfristig erfolgreich zu managen
heißt, eine Vielzahl von Aufgaben effektiv und effizient
wahrzunehmen. Um dies einfacher und systematischer
zu tun, hat die Aktive Bürgerschaft eine Praxishilfe,
den BürgerStiftungsCheck, erarbeitet. Diese Praxishilfe, basierend auf einer Balanced Scorecard ermöglicht
Bürgerstiftungen, sich der Frage „Tun wir das Richtige,
und tun wir dies auch richtig?“ in einem festgelegten
Verfahren zu stellen und sie transparent zu beantworten. Dabei geht es nicht darum, neue Strategien oder
Ziele für die Stiftungsarbeit vorzugeben, sondern die
Ziele und Strategien, die sich eine Bürgerstiftung gegeben hat, klarer zu präzisieren und zu verfolgen.
Der BürgerStiftungsCheck berücksichtigt

• alle idealtypischen Aufgabenfelder von Bürgerstiftungen,

• wichtige gesetzliche Vorschriften (Stiftungsrecht,
Gemeinnützigkeitsrecht),

• Vorgaben aus den Satzungen und Geschäftsordnungen (Muster Aktive Bürgerschaft),

• normative Richtlinien (Qualitätsstandards, „Zehn
Merkmale einer Bürgerstiftung“) und

• bewährte Regeln der Unternehmensführung.
Der BürgerStiftungsCheck im Überblick
Der BürgerStiftungsCheck dient dem strategischen Management einer Bürgerstiftung und umfasst insgesamt
30 zentrale Ziele (sog. Indikatoren) die sich auf fünf
Bereiche (sog. Perspektiven) verteilen:
1. Finanzen (Vermögen und Einnahmen)
2. Förderung
(Bürgerengagement und Bürgergesellschaft)
3. Kundenorientierung
(Dienstleister für Stifter und Spender)

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4. Interne Organisationsprozesse
(Management und Governance)
5. Weiterentwicklung (Personen und Ziele)
Beispiel aus dem Bereich Förderung
Ein wesentliches Merkmal von Bürgerstiftungen ist die
Förderung des örtlichen Gemeinwesens durch die finanzielle Unterstützung gemeinnütziger Organisationen oder Initiativen (Förderprojekte) bzw. die Durchführung eigener Projekte (operative Projekte).
Ziel 1: Wir wollen eine engagierte Bürgerstiftung sein,
die gemeinnützige Projekte fördert und/oder durchführt, durch die Bürgerinnen und Bürger zur Selbsthilfe befähigt werden.
Zielvorgabe 1: Eigene Projekte der Bürgerstiftung sollen insbesondere a) einen relevanten Beitrag zur gesellschaftlichen Problemlösung leisten, b) dabei den
Ansatz der Hilfe zur Selbsthilfe befolgen, c) die Frage
der Folgefinanzierung (Nachhaltigkeit) nicht ungeklärt
lassen und d) geeignet sein, neue Zustiftungen oder
Spenden für die Bürgerstiftung zu generieren.
Maßnahmen: Prüfung der Zielvorgaben bei Projektentwicklung/Projektantrag und Überprüfung nach Projektabschluss.
Grad Zielerreichung: »Grün« = vier Merkmale erfüllt;
»Gelb« = zwei bis drei Merkmale erfüllt; »Rot« = ein
Merkmal oder weniger erfüllt.
Praxishilfe: BürgerStiftungsCheck. Kennzahlenorientiertes Management von Bürgerstiftungen auf Grundlage
der Balanced Scorecard. Hrsg. Aktive Bürgerschaft, Ratgeber, Berlin 2008. Zum kostenlosen Download im Internet unter www.aktive-buergerschaft.de/
buergerstiftungen/managen

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BürgerStiftungsCheck

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Alle 30 strategischen Ziele einer Bürgerstiftung im Überblick. Die Ampelfarben
Rot, Gelb, Grün zeigen den Grad der
jeweiligen Zielerreichung.

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Qualitätsstandards für
Bürgerstiftungen
Zehn Empfehlungen der Aktiven Bürgerschaft, Juni 2010
Die Aktive Bürgerschaft hat aus ihrer Arbeit mit und für
Bürgerstiftungen in den letzten zehn Jahren verschiedene Qualitätsstandards für die Arbeit von Bürgerstiftungen entwickelt. Sie können sowohl als Orientierung
für das eigene Handeln dienen als auch die besondere
Qualität der Arbeit von Bürgerstiftungen gegenüber der
Öffentlichkeit zum Ausdruck bringen.
1. Engagement von Bürgern für Bürger: Bürgerstiftungen sind Ausdruck selbstbestimmten und selbstverwalteten Bürgerengagements. Sie ermöglichen anderen Personen und Organisationen die Mitwirkung und
Teilhabe.
2. Wandel fördern statt wohltätig sein: Bürgerstiftungen orientieren sich bei ihrer Förderung und in ihren
Projekten an zukunftswichtigen lokalen und regionalen Vorhaben, die gesellschaftlichen Fortschritt fördern
und privates bürgerschaftliches Engagement stärken.
3. Gutes Geld für gute Zwecke einsetzen: Bürgerstiftungen orientieren sich bei ihrem Vermögensaufbau
und ihrer Vermögensanlage an nachhaltigem Wachstum und investieren vorzugsweise in ethische oder regionale Geldanlagen.
4. Strukturen und Regeln für Verantwortung schaffen:
Bürgerstiftungen orientieren sich bei der Arbeit ihrer
Organe und Gremien an klaren Regeln und Strukturen, die eine verantwortungsvolle gute Leitung, Aufsicht und Arbeit gewährleisten.

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5. Kompetenzen und Engagement der Handelnden
fördern: Bürgerstiftungen orientieren sich bei der Auswahl ihrer handelnden Personen an fachlichen Qualifikationen und zeitlichen Ressourcen und fördern Weiterqualifizierung und -entwicklung.
6. Transparenz als Grundlage für Vertrauen sicherstellen: Bürgerstiftungen orientieren sich im Rahmen ihrer
Arbeit an verbindlichen Transparenzregeln insbesondere über die Mittelherkunft und -verwendung sowie
die Mitglieder der Organe.
7. Profiliert als Bürgerstiftung kommunizieren: Bürgerstiftungen orientieren sich in ihrer Kommunikation am
Selbstverständnis einer Bürgerstiftung und treten aktiv
für eine entsprechende öffentliche Wahrnehmung ein.
8. Engagement an seiner Wirkung ausrichten und
überprüfen: Bürgerstiftungen orientieren sich bei ihrer
Arbeit an der erreichten Wirkung ihrer Förderprogramme und Projekte und streben deren regelmäßige Überprüfung und Verbesserung an.
9. Kooperationen sind Mittel zum Zweck: Bürgerstiftungen orientieren sich an einer gleichberechtigten
Kooperation mit anderen Organisationen, um ihre Ziele besser zu erreichen und den Adressaten ihres Handelns bessere Angebote zu machen.
10. Kontinuierlich wachsen: Bürgerstiftungen orientieren sich bei ihren Aktivitäten am kontinuierlichen
Wachstum des Stiftungskapitals. Das Stiftungsvermögen sichert die Eigenständigkeit der Bürgerstiftung und
ist Grundlage für die Finanzierung von Projekten.

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BÜRGERSTIFTUNGEN ERFOLGREICH MANAGEN

Bürgerstiftungen online

Im Internetportal finden Sie Praxishilfen, Tipps und
nützliche Informationen rund um das Management
von Bürgerstiftungen.
www.aktive-buergerschaft.de/buergerstiftungen

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Die Aktive Bürgerschaft ist das Kompetenzzentrum für
Bürgerengagement der genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken. Wir arbeiten ohne
öffentliche Zuwendungen und sind parteipolitisch neutral.
Die genossenschaftlichen Prinzipien der Selbsthilfe, Selbstverantwortung und Selbstverwaltung sind für uns auch
die Basis einer modernen Bürgergesellschaft. Diese ist
unerlässlich für die Zukunftsfähigkeit unseres Landes,
um Lebensbedingungen und Lebensqualität auch künftig
zu erhalten und zu verbessern. Die Aktive Bürger schaft
tritt deshalb für eine Gesellschaft aktiver Bürger und
engagierter Unternehmen ein.
www.aktive-buergerschaft.de

Aktive Bürgerschaft: Kompetenzzentrum für Bürgerengagement der
genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken
        
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