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Periodical volume

Full text: Vitako intern Issue 2019,1

FEBRUAR NR. 1 | 2019 THEMEN VITAKO INTERN JAHRESRÜCKBLICK 2018 LIEBE LESER INNEN UND LESER , IM GESPR ÄCH wir starten die erste Ausgabe unseres E-Magazins traditionell mit einem Rückblick auf das vergangene Jahr und lassen die für Vitako wichtigsten Stationen Revue passieren. Unterdessen sind drei Positionspapiere zu Servicekonten, dem Portalverbund und zur Frage moderner Register entstanden, die Vitako im Laufe des Januars veröffentlicht hat. Gleich zu Beginn seines Amtsantritts im IT-Planungsrat hat der Bremer Staatssekretär Henning Lühr der Vitako-Geschäftsstelle einen Besuch abgestattet und seine Pläne für das kommende Jahr skizziert. Die Reihe von Regionalkonferenzen zur Umsetzung des OZG in den Ländern und Regionen geht in die zweite Runde: Ende März lädt Vitako nach Saarbrücken. Die Stadt Dortmund hat einen neuen Leiter im Personal- und Organisationsderzernat, Christian Uhr, der uns von seinen Digitalisierungsplänen berichtet hat. Des Weiteren präsentieren wir in der Rubrik „Aus der Branche“ spannende Entwicklungen aus den Mitgliedsunternehmen. Die KDVZ Frechen stellt einen digitalen Ablauf für den Posteingang vor, beim krz Lemgo ist eine IoT-Infrastruktur entstanden, und nicht zuletzt gibt es einen Geburtstag zu verkünden: Schleswig-Holstein feiert 50 Jahre Informationstechnik. › Wir wünschen eine interessante Lektüre, Ihr Vitako-Team Vitako lässt das vergangene Jahr Revue passieren Christian Uhr, Stadt Dortmund BESUCH BEI VITAKO Henning Lühr ist neuer Vorsitzender des IT-Planungsrats POSITION BEZIEHEN Vitako veröffentlicht drei Positionspapiere VER ANSTALTUNGEN Regionalkonferenz zum OZG in Saarbrücken FACHARBEITSGRUPPEN Führerscheinumtausch und Windows 10 DIGITALER POSTEINGANG KDVZ optimiert Abläufe IT-OPER ATIONS ekom21 baut Qualitätsmanagement aus KITAPLATZ ONLINE AKDB entwickelt Webservice 1 AUS DER GESCHÄFTSSTELLE Volle Kraft voraus Jahresrückblick der Geschäftsstelle auf 2018 › Eine kleine Tradition bei Vitako ist der Jahresrückblick, den wir auch an dieser Stelle auf das Jahr 2018 werfen wollen. 2018 war ein außerordentlich erfolgreiches Jahr für Vitako und – auch wenn es vielen nicht schnell genug vorangeht – für die Digitalisierung und Modernisierung der Verwaltung insgesamt. Zur Erinnerung: Im September 2017 fanden Bundestagswahlen statt, und es brauchte eine gewisse Zeit, bis sich eine Koalition gebildet hatte, die sich dann aber die Digitalisierung auf die Fahnen geschrieben hat. Nach langen Verhandlungen kam es zu einer neuen Auflage der Großen Koalition. Das Thema „Digitalisierung“ steht im Koalitionsvertrag – statistisch gesehen – auf jeder zweiten Seite. Dennoch wird schnell die „große Linie“ vermisst, denn die Frage der Koordination der vielen Einzelthemen und –projekte bleibt ungelöst. Die von Vitako begrüßte „Digitalagentur“ ist auch am Jahresende noch nicht konkretisiert, die Besetzung neuer Stellen im Bundeskanzleramt dauert ebenfalls über das Jahr. Einzig das Thema „Registermodernisierung“ wird belebt, was Vitako veranlasst hat, sich Anfang 2019 mit einem Positionspapier in die Diskussion einzumischen. Am 22.11.2018 hatte Vitako Bundestagsabgeordnete aus dem Ausschuss Digitale Agenda zu einem parlamentarischen Mittagessen, einem sogenannten Luncheon, eingeladen. Geschäftsführer und Vorstände diskutierten mit MdB Tankred Schipanski, digitalpolitischer Sprecher der CDU/CSU-Fraktion, und MdB Jens Zimmermann, in gleicher Funktion der SPDFraktion, die bisherigen Erfolge und die Herausforderungen der Digitalisierung. Einer der Schwerpunkte war die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und die bereits funktionierenden digitalen Lösungen auf kommunaler Ebene. Der Dialog war auf beiden Seiten so fruchtbar, dass er fortgesetzt wird. Während die Diskussionen um den Portalverbund andauern – Vitako hat auch hierzu eine Position erarbeitet und Anfang 2019 veröffentlich – ist besonders bei der weiteren Arbeit an der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes viel Kommunikation in die Kommunen notwendig. Dazu hat Vitako in Partnerschaft mit den Ländern und den Kommunen vor Ort die Reihe der Regionalkonferenz wieder aufgenommen. Weiterhin bringt sich Vitako gemeinsam mit den kommunalen Spitzenverbänden auch konkret in das Digitalisierungsprogramm des IT-Planungsrates ein: Ein Projekt zur Digitalisierung des Führerscheinumtauschs im Themenfeld „Mobilität und Reisen“ wurde vom Planungsrat aufgenommen. VITAKO SPIELT MIT Oft nur abstrakt diskutiert, spielt das „Once-only Prinzip“ für die Vereinfachung von Behördentätigkeit für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen eine große Rolle. Dabei geht es um die Frage, welche bereits in den Behörden vorliegenden Informationen für neue Anträge oder Vorgänge direkt abgerufen werden können. Hierbei gibt es eine Reihe von rechtlichen, technischen und organisatorischen Voraussetzungen, die zu INTERN Nr. 1 | 2019 schaffen sind. Entsprechende Forderungen adressiert Vitako vielfach, zuletzt im Positionspapier zur Registermodernisierung, das Ende Januar 2019 erscheint. Obwohl zwei Jahre ins Land gingen, bevor die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ab dem 27. Mai 2018 anzuwenden war, entstand der Eindruck, als sei sie überraschend beschlossen worden. Um den IT-Dienstleistern den Gegenstand näher zu bringen, veröffentlichte Vitako einen Handlungsleitfaden, aus dem nachvollziehbar war, was sich gegenüber dem bisherigen Datenschutzrecht für Dienstleister ändert und was nun zu tun ist. Im Rahmen der Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern aus Europa (Euritas) wurde Ende November in Brüssel diskutiert, ob und inwieweit Produkte der Microsoft Office-Familie dem geänderten europäischen Datenschutzrecht noch entsprechen. Weitere Themen waren die zur DSGVO kompatible und später im Jahr beschlossene Verordnung über den freien Datenverkehr von nicht-personenbezogenen Daten („Free flow of non-personal data“) und das Vorhaben, einen europäischen Portalverbund unter dem Namen „Zentrales Digitales Zugangstor“ (Single Digital Gateway) zu schaffen. Vitako verfolgt diese Vorhaben, damit sie möglichst parallel zu Vorhaben in Deutschland laufen uns der zusätzliche Aufwand für die IT-Dienstleister niedrig bleibt. Darüber hinaus hat Vitako bei befreundeten Verbänden und Organisationen strategische Mitgliedschaften abgeschlossen und ist nun Fördermitglied bei der Initiative D21, dem von der Privatwirtschaft getragenen Netzwerk der Digitalen Gesellschaft. Ferner ist Vitako eine außerordentliche Mitgliedschaft beim Deutschen Städte- und Gemeindebund eingegangen und ist auch Mitglied beim neuen Bundesverband „Blockchain in der Verwaltung“ (BiVD). Beim jährlichen Branchenbarometer haben sich übrigens neue Kennzahlen für die von Vitako vertretene kommunale IT-Branche gezeigt. Demnach sind derzeit 52 Rechenzentren, Software- und IT-Serviceunternehmen mit über 13.100 2 AUS DER GESCHÄFTSSTELLE 2.6 Bedeutung der öffentlichen IT-Dienstleister als Wirtschaftsfaktor Der Juni stand wie üblich im Zeichen des Zukunftskongresses. Zum sechsten Mal war Vitako als Hauptpartner mit >>Vergleich Branchenbarometer 2011 bis 2018<< einem Stand und mehreren Veranstaltungen im Berliner ConVeränderung 6,0% 3,8% 5,9% 3,9% 5,8% zum Vorjahr: 6,5% 5,6% 2| gressCentrum vertreten. Bundes-CIO Klaus Vitt verweilte 2.450 Die Steigerungsrate des 2.500 bei einem Rundgang am Vitako-Stand und ließ sich von den 2.300 Umsatzes der Vitako-Mitglieder 2.170 von der ersten bis zur achten 2.051 Vorständen Rudolf Schleyer und Reinhold Harnisch in die 1.975 Welle beträgt 44,1 %. 1.900 2.000 1.800 1.700 Verbandsarbeit einweihen. Zum Thema IT-Governance als 1.500 Schlüssel zur Digitalisierung der Verwaltungen in Deutschland diskutierte Vitako-Geschäftsführer Ralf Resch auf einem 1.000 Zukunftsforum mit verschiedenen Gästen über eine engere Zusammenarbeit von Bund, Ländern und Kommunen beim 500 Onlinezugangsgesetz und beim Digitalisierungsprogramm. 0 Zwei weitere, von Tina Siegfried moderierte Foren befassten 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 sich mit Fragen zur Registermodernisierung und zum Einsatz Die Branchenkennzahlen zeigen einen kontinuierlichen Anstieg bei Umvon Blockchain in der öffentlichen Verwaltung. 57 & Frömchen GmbH / Dezember 2018 2018Kooperation sätzen Hiestermann und Personal. (Grafik: Hiestermann & Frömchen) Endbericht VITAKO BranchenbarometerIn mit der Stadt Nürnberg hat Vitako am 19. November 2018 eine Regionalkonferenz zum Thema VerwalBeschäftigten in Vitako organisiert und stellen ihr Know-how tungsdigitalisierung in Nürnberg durchgeführt. Die Konferenz den Kommunen zur Verfügung. Insgesamt betreuen die Mit- eröffnet eine Reihe von Regionalkonferenzen, die sich mit der gliedsunternehmen knapp 700.000 IT-Arbeitsplätze in mehr als Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG) in Kommunen 10.000 Kommunen und generieren einen jährlichen Umsatz und Regionen befassen. Die Nürnberger Regionalkonferenz von etwa 2,5 Milliarden Euro (vgl. Abb.). wurde von Oberbürgermeister Dr. Ulrich Maly und Vitako-Vorstand Rudolf Schleyer eröffnet. Maly begrüßte die Teilnehmer MESSEN UND KONGRESSE in Anspielung auf den Anfang Dezember ebenfalls in Nürnberg Wie immer war Vitako auf den wichtigen einschlägigen Kon- stattfindenden IT-Gipfel der Bundesregierung beim „kleinen Digressen und Veranstaltungen aktiv. Mit dem Fachkongress gitalgipfel“ und betonte die Bedeutung der kommunalen Ebene Digitaler Staat in Berlin wurde am 20. und 21. März die Kon- bei der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben. Insgesamt gress-Saison zum Thema Verwaltungsdigitalisierung eröffnet. wurden auf der Regionalkonferenz unterschiedliche kommuAuf dem Programm standen aktuelle Fragen zum Portalver- nale Beispiele, Herangehensweisen und Erfahrungen mit Best bund, Once Only, Datenschutz, vollautomatisierte Verwaltungs- Practice vorgestellt. Die rund 100 Teilnehmer verfolgten mit akte, Arbeit und Beschäftigung, Blockchain und viele andere großem Interesse die praxisnahen Vorträge sowie die von Tina Themen, die sich rund um die Digitalisierung der Verwaltung Siegfried moderierte Podiumsdiskussion. bewegen. Tina Siegfried, Bereichsleiterin Digitalisierung bei Ebenfalls im November engagierte sich Vitako wieder beim Vitako, berichtete dort über das Vitako-Blockchain-Lab Führer- Mitteldeutschen IT-Fachtag. E-Rechnung, Digitalisierung schein, das von mehreren kommunalen IT-Dienstleistern ein- von Schulen, Onlinezugangsgesetz und Servicekonten sowie gerichtet worden ist, um den Prozess der Autovermietung kun- viele weitere Themen standen auf der Agenda des Treffens, denfreundlicher und vollständig medienbruchfrei zu gestalten. zu dem sich rund 190 Führungskräfte und IT-Entscheider aus Im April ging es gleich weiter nach Weimar zum jährlichen den östlichen Bundesländern trafen. Tina Siegfried moderierFachkongress des IT-Planungsrates. Vitako-Vorstand Jo- te dort unter anderem zwei Workshops zu der Frage, wie die hann Bizer stellte dort den Handlungsleitfaden zur Umsetzung Entwicklung des Personalbestandes in den nächsten Jahren der EU-DSGVO vor, der im Auftrag von Vitako erarbeitet wurde im Zusammenhang mit der Digitalisierung zusammenhängt und sich speziell an IT-Dienstleister im kommunalen Umfeld und zum Thema „Rolle der IT heute“. wendet. Daniel Grimm, Bereichsleiter InformationsmanageDas Veranstaltungsjahr wurde abgerundet durch eine ment bei Vitako, befasste sich mit der Frage, wie Cybersicher- Euritas-Konferenz in Brüssel, die unter dem Motto „Making heitsvorfälle in Kommunen verhindert werden können. Und the digital agenda work – the journey from policy to reality“ Vitako-Vorstand Andreas Engel diskutierte über die mögliche veranstaltet wurde. Euritas ist das Netzwerk der öffentlichen Einbindung der Kommunen bei FITKO, der im Aufbau befind- IT-Dienstleister in Europa, in dem auch Vitako Mitglied ist. Im lichen Anstalt, die in Zukunft für die Organisation der föderalen Vordergrund der Veranstaltung stand der Erfahrungsaustausch IT-Kooperation zuständig sein wird. zu den Themen eIDAS und Datenschutz-Grundverordnung. Rund 150 Vertreter von Kommunen und kommunalen Un- Zum Thema Single Digital Gateway präsentierten die Euritasternehmen aus 18 Ländern Europas und darüber hinaus haben Mitglieder eigene Vorstellungen für das weitere Vorgehen, um Ende Mai an der Jahreskonferenz der Major Cities of Euro- die Umsetzung des Vorhabens voranzubringen, und suchpe (MCE) in Leipzig teilgenommen. Unter dem Titel „Are we ten hierzu das Gespräch mit Mitgliedern der europäischen ready? Taking the digital city to the next level” tauschten sie Kommission. sich darüber aus, wie Kommunalverwaltungen smart, nachhaltig und bürgerfreundlich gestaltet werden können. Vitako- NEUES AUS DEM HAUSE VITAKO Geschäftsführer Ralf Resch hielt dort einen Vortrag über IT- Auf der Mitgliederversammlung letzten November in Sulzbach Governance im föderalen Staat. bei Frankfurt, zu der ekom21 eingeladen hatte, standen Wahlen zu einem erweiterten Vorstand an. Lars Hoppmann (krz), 1| Der Umsatz wird in brutto angegeben. in Mio. € Wie hoch war der Umsatz Ihres Unternehmens im jeweiligen Jahr? - Hochrechnung auf alle Vitako-Mitglieder - INTERN Nr. 1 | 2019 3 AUS DER GESCHÄFTSSTELLE Darüber hinaus haben sich auch die weiteren Medien von Vitako bewährt: In gewohnter Abfolge erscheinen das E-Magazin Vitako intern alle zwei Monate und der Branchenticker -Newsletter wöchentlich. Hinzugekommen ist ein Politikbrief, der 2018 drei Mal erschienen ist und sich vornehmlich an die Abgeordneten im Bundestag wendet und sie mit den Themen der kommunalen IT vertraut machen will. Ein im Dezember neu eingeführter monatlicher Newsletter nur für Vitako-Mitglieder behandelt Verbands-Interna. FACHARBEITSGRUPPEN & CO. Der Vitako-Vorstand hat sich erweitert: Andreas Engel, Matthias Kammer, Lars Hoppmann, William Schmitt, Bernd Landgraf, Rudolf Schleyer, Sören Kuhn, Reinhold Harnisch, Bertram Huke (v.l.n.r. Foto: Vitako) Bertram Huke (ekom21) und Sören Kuhn (GKD Recklinghausen) wurden einstimmig zum bestehenden Vorstand kooptiert. Hintergrund ist das Ausscheiden mehrerer jetziger Vorstandsmitglieder bei der turnusgemäßen Wahl im Jahr 2020. Die neuen Vorstandsmitglieder sollen auf diese Weise an die Gremienarbeit herangeführt werden. Inhaltlich hatte sich die Mitgliederversammlung in Sulzbach schwerpunktmäßig mit dem Stand der Digitalisierung in Hessen beschäftigt. Bei der Mitgliederversammlung im April in Hamburg, ausgerichtet von Dataport, standen entsprechend Digitalisierungsvorhaben in der Hansestadt und den nördlichen Bundesländern im Vordergrund. Unterdessen hat sich die Zahl der Vitako-Mitglieder durch den Beitritt Wolfsburgs, Potsdams und Oldenburgs zur BundesArbeitsgemeinschaft erweitert. Zuvor war diese Zahl durch die Fusion von KIRU, KIVBF, KDRZ und Datenzentrale BW zur Gemeinschaftsanstalt ITEOS AöR gesunken. Noch weitere Fusionen sind für 2018 zu vermelden: So haben Citkomm und KDZ Westfalen-Süd zur Südwestfalen IT fusioniert, und mit dem Zweckverband Ostwestfalen-Lippe-IT (OWL-IT) haben das krz und die GKD Paderborn ihre Leistungen im technischen Bereich zusammengeführt. Auch in der Geschäftsstelle trugen sich Änderungen zu. Im Dezember haben Daniel Sieberath und Janin Heidemann ihren Dienst bei Vitako als neue Mitarbeiter angetreten. Daniel Sieberath ist Referent für Informationsmanagement und hat die Aufgaben von Daniel Grimm übernommen, der als IT-Administrator der Geschäftsstelle freiberuflich verbunden bleibt. Janin Heidemann ist die neue Assistentin der Geschäftsführung und zuständig auch für das Office-Management. Augenfälligste Veränderung in der Öffentlichkeitsarbeit von Vitako ist der neue Look der Hauszeitschrift „Vitako aktuell“. Eine neue Agentur ist mit der Produktion des Verbandsmagazins betraut worden und hat der Fachzeitschrift ein neues Layout und eine neue Ausrichtung gegeben: Inhaltliche Positionen und die relevanten Themen der kommunalen IT-Dienstleister sind in Themenschwerpunkten gebündelt worden. Die vier Ausgaben im Jahr 2018 haben sich mit digitalen Prozessen, der Digitalpolitik nach der Bundestagswahl, Verwaltung 4.0 und mit Trends und Innovationen in der öffentlichen IT beschäftigt. INTERN Nr. 1 | 2019 Im Jahr 2018 hat die neu gegründete Projektgruppe „Führerscheinumtausch“ ihre Arbeit aufgenommen. Hintergrund ist eine EU-Verordnung, die es erforderlich macht, dass bis 2033 in Deutschland rund 40 Millionen Führerscheine umgetauscht werden müssen. Vor allem auf die Führerscheinstellen in größeren Kommunen kommt eine erhebliche Belastung zu. Die Projektgruppe aus Vitako-Mitgliedern, will dazu beitragen, den Aufwand für die Bürgerinnen und Bürger sowie den Ansturm auf die Führerscheinstellen möglichst überschaubar zu halten. Sie entwickelten Vorschläge, wie der Führerscheinumtausch digitalisiert werden kann, sollen in das Digitalisierungsprogramm des IT-Planungsrats eingebracht werden. Hierzu kam die Projektgruppe 2018 zu zwei Sitzungen in Berlin und Nürnberg zusammen. Als Ergebnis sind detaillierte Vorschläge zur digitalen Abwicklung des Umtauschprozesses entstanden, vom Onlineantrag über die einzelnen Schritte der Sachbearbeitung bis zur Zustellung des neuen Führerscheins. An ein Konzept, mit dem die Führerscheinstellen einen großen Teil ihrer Fälle proaktiv angehen können, indem sie den betreffenden Führerscheinbesitzern einen QR-Code zusenden, der sie direkt zum Onlineverfahren leitet, ist auch gedacht worden. Anfang 2018 richtete Vitako eine neue Facharbeitsgruppe zum Thema Windows 10 ein. Da das Microsoft Betriebssystem die kommunalen IT-Dienstleister immer wieder vor neue Herausforderungen stellt, folgten zahlreiche Vitako-Mitglieder diesem Aufruf. Am 24. Januar 2018 wurde die Facharbeitsgruppe Windows 10 in der konstituierenden Sitzung in Berlin ins Leben gerufen. Seitdem tauschen sich die Experten in regelmäßigen Abständen zum Thema Einführung und Nutzung von Windows 10 bei ihren kommunalen Kunden aus. Bekannte Herausforderungen im Umfeld von Windows 10, wie die Telemetriedatenübermittlung, Updatezwang sowie Hard- und Softwarekompatibilität wurden in der FAG diskutiert. Alternativen zum Anwender-PC mit vollwertigem Windows 10 (Fat-Client) gibt es, auch insbesondere aufgrund der Nachfrage kommunaler Kunden, derzeit recht wenig. Virtuelle Desktop Infrastrukturen (VDI), die verstärkte Nutzung von Open-Source-Software oder die Entwicklung von webbasierten Fachverfahrensanwendungen sind aus Sicht der Experten verfolgbare Ansätze, um sich künftig etwas unabhängiger vom Betriebssystem aufzustellen. Die Facharbeitsgruppe wird sich neben dem Thema Windows 10 auch im Jahr 2019 mit diesem erweiterten Themenspektrum auseinandersetzen. AUTOREN: RALF RESCH, TINA SIEGFRIED, HELMUT MERSCHMANN, DANIEL SIEBERATH, DANIEL GRIMM, ALLE VITAKO 4 INTERVIEW Veränderung durch Digitalisierung Im Gespräch: Stadtrat Christian Uhr, Leiter des Personal- und Organisationsdezernats der Stadt Dortmund Herr Uhr, Sie leiten seit April letzten Jahres bei der Stadt Dortmund das Personal- und Organisationsdezernat. Was sind Ihre bisherigen Arbeitserfahrungen? Die vergangenen Wochen und Monate haben mir gezeigt, wie wichtig ein eigenständiges Personal- und Organisationsdezernat für die Beschäftigten der Stadt Dortmund ist. Auf meiner Tour durch die Ämter der Stadtverwaltung konnte ich in zahlreichen Gesprächen und Hospitationen die Erfahrungen und Erwartungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einholen. Aus den offenen Gesprächen habe ich nicht nur viele Eindrücke, sondern auch konkrete Ideen mitgenommen, die ich in meiner weiteren Arbeit gerne aufgreifen möchte. Es werden sich beispielsweise mit der Digitalisierung Arbeitsprozesse verändern und neue Berufsbilder entstehen. Sie wollen das Dezernat den veränderten Arbeitswelten – Stichwort Digitale Verwaltung und Arbeit 4.0 – anpassen. Was ist darunter zu verstehen? Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) geht davon aus, dass die Arbeitswelt der Zukunft digitaler, flexibler und vernetzter wird. Als Personal- und Organisationsdezernent möchte ich diese Entwicklung zum Anlass nehmen, die sich verändernde Arbeitswelt im Sinne der Beschäftigten der Stadt Dortmund zu gestalten. Neben den gesetzlichen Vorgaben, resultierend aus dem E-Government-Gesetz (EGovG) NRW sowie dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsdienstleistungen (OZG), stellen unter anderem die Ermöglichung von neuen flexiblen Arbeitsformen und -zeitmodellen, die Gewinnung und Erhaltung von Fachkräften vor dem Hintergrund der demographischen Entwicklung und die Ausrichtung von Führung, Qualifizierung und Wissenstransfer auf die Anforderungen der Digitalisierung große Herausforderungen für die Stadtverwaltung Dortmund dar. Die Herausforderungen werden im Masterplan „Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ aufgegriffen, nach Handlungsschwerpunkten strukturiert und über eine Vielzahl von Digitalisierungs- und Organisations-Projekte in der Verwaltung fokussiert und initiiert. Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Der Arbeitsplatz der Zukunft ist darauf ausgerichtet, Verwaltungsprozesse durch die Einführung beziehungsweise den Ausbau von Informations- und Kommunikationstechnik zu optimieren. Neben der Möglichkeit, mobil arbeiten zu können, haben dabei die Themen Vernetzung, Datenschutz und Datensicherheit sowie IT-Architektur einen hohen Stellenwert. Neue Formen von Arbeitszeitmodellen werden entstehen, die maßgeblich auf die Work-Live-Balance Einfluss nehmen werden und so den Berufsalltag flexibler und familienfreundlicher gestalten. INTERN Nr. 1 | 2019 Wie gehen die Mitarbeiter/innen mit den neuen Anforderungen um? Die Nutzerzentrierung ist zentraler Faktor in dem Veränderungsprozess in der Stadtverwaltung Dortmund. Dementsprechend werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die sich wandelnden Anforderungen in den Mittelpunkt des Arbeitsplatzes gestellt. Kommunikation und Partizipation sind in dem Veränderungsprozess Erfolgsfaktoren. Die Teilhabe der Beschäftigten der Stadtverwaltung, sowohl auf analogem als auch digitalem Wege, ist ein wesentlicher Bestandteil zur positiven Durchführung von Digitalisierungsprojekten. Unter Beteiligung der Personalvertretung werden Workshops über die zukünftige Ausrichtung und Informationsveranstaltungen, die das Thema „Veränderung“ und „Digitalisierung“ präsenter und greifbarer machen, die Beschäftigten bei dem Wandel unterstützen. Daneben wurden zwischen dem Personalrat und dem Oberbürgermeister in Form der „Charta Digitales Dortmund 2018 – 2030“ Leitlinien vereinbart, die gemeinsame Ziele und Gestaltungsgrundsätze für den Digitalisierungsprozess beschreiben und somit wichtige Faktoren für ein nachhaltiges und sozialverträgliches Vorgehen darstellen. Auf welche Weise kann das Vitako-Netzwerk Sie bei den anstehenden Reformprojekten unterstützen? Das Vitako-Netzwerk bietet den Kommunen bereits seit Jahren durch ihr gebündeltes Know-how zum digitalen Wandel in vielerlei Hinsicht Unterstützung. Publikationen zu Themen rund um die öffentliche IT, wie praxisbezogene Leitfäden, Handlungsempfehlungen sowie Positionspapiere, bieten Hilfestellung bei Konzeption und Planung von IT-Projekten. Hinsichtlich bevorstehender Reformprojekte begrüße ich außerdem die Interessensvertretung im politischen Umfeld in Bezug zu kommunalen IT-Themen. FRAGEN: HELMUT MERSCHMANN, VITAKO 5 AUS DER GESCHÄFTSSTELLE Besuch vom Staatsrat Henning Lühr ist neuer Vorsitzender des IT-Planungsrates › Die Freie Hansestadt Bremen hat 2019 den Vorsitz im IT-Planungsrat inne. Staatsrat Hans-Henning Lühr, seit langem Vitako verbunden, stattete der Geschäftsstelle am 23. Januar einen Besuch ab. Anlass war ein Interview, das Henning Lühr der Verbandszeitschrift „Vitako aktuell“ gegeben hat. Darin skizziert der Vorsitzende des IT-Planungsrates seine Vorstellungen hinsichtlich der anstehenden Arbeiten bei der Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG). Lühr sprach sich in diesem Zusammenhang für den Leitsatz „Users first“ als oberstes Ziel der Verwaltungsdigitalisierung aus.: „Wir müssen den Blick darauf richten, welchen Nutzen unsere diitalen Lösungen stiften.“ Auf die Rolle der kommunalen IT-Dienstleister bei der OZG-Umsetzung angesprochen, erklärte Lühr: „Die kommunalen IT-Dienstleister sind die Basis der Digitalisierung – gerade wenn es um Angebote für Unternehmen und Bürgerinnen und Bürger geht. Diese sind in der föderalen Ordnung den Ländern und Kommunen zugewiesen, während der Bund hier vergleichsweise wenige Leistungen anbietet.“ „Die besondere Funktion der kommunalen IT-Dienstleister ist bisher zu wenig wahrgenommen worden. Sie besteht in einer eigenständigen Rolle bei der Digitalisierung, und Vitako hat eine besondere Rolle bei der Gestaltung der Prozesse. Es gibt eine neue Arbeitsteilung zwischen Kommunen und ihren Dienstleistern. Man könnte sage: Die öffentlichen Dienstleister sind die verlängerte Werkbank des öffentlichen Sektors.“ „Ich setze darauf, dass die kommunalen IT-Dienstleister weiterhin innovativ und noch mehr zur Zusammenarbeit bereit sind. In der Digitalisierung haben es Geschäftsmodelle einfacher, wenn die Netzwerke potenzieller Kunden größer Vitako-Geschäftsführer Ralf Resch (l.) begrüßt den Vorsitzenden des IT-Planungsrates, Hans-Henning Lühr (r.), in der Vitako-Geschäftsstelle. (Foto: D. Hasskarl) sind. Sicherlich wird es aber hier und da auch neue Aufgabenteilungen mit den Rechenzentren der großen Bundeseinrichtungen geben müssen.“ Das komplette Interview erscheint Anfang März in „Vitako aktuell“. Position beziehen Vitako veröffentlicht Positionspapiere zu Servicekonten, Portalverbund und Registermodernisierung › Vitako hat drei Positionspapiere veröffentlicht, mit denen der Verband zu aktuellen IT-Vorhaben Stellung bezieht. Die Papiere sind aus Facharbeitsgruppen hervorgegangen, die sich intensiv mit den Themen Servicekonto, Portalverbund und Registermodernisierung beschäftigen. Durch das Onlinezugangsgesetzt (OZG) und das Digitalisierungsprogramm des Bundes ist Schwung in die Digitalisierung von Staat und Verwaltung gekommen. Die Zeichen stehen auf Umsetzung, doch herrschen unterschiedliche Vorstellungen vor, wie die Umsetzung auszusehen hat und in Angriff genommen werden soll. Formell haben der Bund und der IT-Planungsrat das Heft in der Hand und drängen auf Zentralisierung und Standardisierung. Da die Kommunalen Spitzen- INTERN Nr. 1 | 2019 verbände zwar im IT-Planungsrat vertreten sind, aber kein Stimmrecht genießen, und Vitako allein auf der Arbeitsebene bei einzelnen Projekten mitwirkt, droht die kommunale Stimme nicht genügend gehört und berücksichtigt zu werden. Aus diesem Grund hat Vitako im Verbund mit seinen Mitgliedern drei Positionspapiere erarbeitet, die sich mit „Servicekonten und Postfächern“, mit der „Roadmap Portalverbund“ und mit „Registermodernisierung“ befassen und die kommunale Haltung repräsentieren. In allen drei Papieren macht Vitako auf bestehende Digitalisierungsangebote und -leistungen in Kommunen aufmerksam, die seit langem funktionieren und den fortgeschrittenen Digitalisierungsstand in Kommunen aufzeigen. So gibt es in vielen Kommunen und einigen Bundesländern bereits Bürger- oder Service- portale, die sich gut eignen, in den vom Bund geplanten Portalverbund integriert zu werden. Anstatt neue proprietäre Lösungen entwickeln zu lassen und sie als Standard durchzusetzen, erscheint es uns sinnvoller, auf Interoperabilität zu setzen und die bestehenen Systeme zu integrieren. Unsere Haltung: Man darf die Vorreiter der Digitalisierung nicht dadurch bestrafen, dass neue Konzepte zur Interoperabilität von Servicekonten alte vernichten. Dies würde im Übrigen auch hohe Investitionen in den Kommunen zunichtemachen. Zu den Papieren (Links): ►► Servicekonten ►► Roadmap Portalverbund ►► Registermodernisierung 6 AUS DER GESCHÄFTSSTELLE Zur Umsetzung des OZG Vitako-Regionalkonferenz am 21. März in Saarbrücken › Die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG) ist das zentrale Thema der Verwaltungsdigitalisierung und Dauerthema im ITPlanungsrat. Das Gesetz schreibt vor, dass bis 2022 alle Verwaltungsleistungen digital zur Verfügung gestellt werden müssen. Im IT-Planungsrat wurde ein Katalog mit zunächst 575 Verwaltungsleistungen verabschiedet, für die Bund, Länder und Kommunen arbeitsteilig digitale Lösungen entwickeln werden. Die Vielfalt, wie auch die Vielzahl der Projekte nimmt weiter zu, auch handelnden Akteuren fällt es nicht immer leicht, hier die Übersicht zu behalten. ​In vielen Kommunen wird die Digitalisierung der Verwaltung seit Jahren vorangetrieben. Die Bereitstellung von Online-Verwaltungsdienstleistungen, die Einbindung von Servicekonten in die kommunalen Portale und die Entwick- lung von digitalen Agenden sind längst kein Neuland mehr, sondern werden konsequent ausgebaut. Neue Trends wie agile Entwicklung oder die konkrete Einbeziehung von Bürgerinnen und Bürgern bei der Gestaltung nutzerfreundlicher Angebote werden konsequent aufgenommen, erste Erfahrungen in diesen Themenfeldern werden vorgestellt. SAARBRÜCKEN IST AM ZUG Vitako hat eine Serie von Regionalkonferenzen zur Umsetzung des OZG konzipiert und will damit den Umsetzungsprozess in den Regionen einleiten und begleiten. Die nächste Regionalkonferenz am 21. März 2019 findet in Saarbrücken statt. Sie informiert über den Stand der Digitalisierung der Verwaltung auf allen föderalen Ebenen mit dem Schwerpunkt Saarland. Es wird die Digitalisierungsstrategie des Saarlandes vorgestellt, der IT-Planungsrat referiert den Umsetzungsstand des OZG, der Deutsche Städte- und Gemeindebund behandelt die Digitalisierung als strategisches Umbauprojekt in Kommunen und auch die wichtige Rolle der kommunalen IT-Dienstleister bei der OZG-Umsetzung steht auf der Agenda. Darüber hinaus werden zahlreiche digitale Praxisbeispiele aus dem Saarland präsentiert, beispielsweise vom Landesamt für Soziales. STELLENMARKT Attraktive Jobs und Ausbildungsberufe bei öffentlichen IT-Dienstleistern iStock.com/Sritakoset www.vitako.de / karriere INTERN Nr. 1 | 2019 7 NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN Beitrag zum Digitalisierungsprogramm Projektgruppe Führerscheinumtausch entwirft digitalen Prozess › Im Rahmen des Digitalisierungsprogramms des IT-Planungsrates entwickelt eine Vitako-Projektgruppe Vorschläge, wie ein elektronisches Verfahren zum Führerscheinumtausch ablaufen könnte. Am 13. Dezember 2018 fand das zweite Treffen der Gruppe im Rathaus in Nürnberg statt. Dabei wurde ein vollständiger Prozess vom Online-Antrag bis zur Zustellung entworfen. Bis 2033 müssen in Deutschland rund 40 Millionen Führerscheine umgetauscht werden und den neuen EU-Vorgaben entsprechen. Viele Kommunen bereiten sich bereits jetzt auf ein erhöhtes Aufkommen in den Führerscheinstellen vor. Durch die Digitalisierung des Vorgangs ließe sich der Aufwand deutlich verringern. Denny Seiler (AKDB) stellte als Input zunächst ein bestehendes Verfahren der AKDB zum Führerscheinumtausch vor. An der Sitzung nahmen außerdem Herr Sperber und Michael Schaffert von der Führerscheinstelle Nürnberg teil, die viele wertvolle Hinweise aus der Praxis in die Diskussion einbrachten. Darauf aufbauend wurde in der Sitzung ein Prozessablauf für den digitalen Führerscheinumtausch entwickelt. Dieser enthält alle nötigen Zwischenschritte von der Beantragung über die Sachbearbeitung bis zur Zustellung des neuen Kartenführerscheins. Für einige Elemente gibt es dabei gleich mehrere mögliche Varianten, die in die Vorschläge mit aufgenommen wurden. Denn abhängig davon, ob der Führerschein vor 1999 ausgestellt wurde und ob die betreffende Person noch im Zuständigkeitsbereich der Führerscheinstelle wohnt, von der sie den Führerschein ursprünglich erhalten hat, sind unterschiedliche Abläufe nötig. Ein großer Teil der Fälle erfordert allerdings weniger Komplexität, da die Führerscheindaten lokal oder beim Kraft- fahrtbundesamt abgefragt werden können. Hier könnte die Führerscheinstelle den Betroffenen einen QR-Code zusenden, der sie direkt zum Online-Antrag führt. Der neue Führerschein wird ihnen dann per Post zugestellt. Darüber hinaus entwarf die Projektgruppe auch Anreize zur Nutzung des Online-Antrags und empfiehlt, das Umtauschverfahren gestaffelt vorzunehmen, um die Menge der Anträge besser steuern zu können. Diese Vorschläge werden nun bei den Federführern des Themenfeldes „Mobilität und Reisen“ im Digitalisierungsprogramm eingereicht. Als nächstes sollen sie im Rahmen eines Digitalisierungslabors erprobt und weiterentwickelt werden. AUTOR: DANIEL SIEBERATH, VITAKO Windows 10 und Rahmenverträge › Zuletzt traf sich die Facharbeitsgruppe Windows 10 am 4. Dezember 2018 in Köln. Eines der zentralen Themen, das von den Experten am Vormittag der Sitzung diskutiert wurde, war die zukünftige Lizenzbeschaffung von Microsoft Betriebssystemen. Mit Blick auf die am 31. Mai 2019 auslaufenden Rahmenverträge zwischen dem Bundesinnenministerium und Microsoft zeigten sich einige Vertreter der Mitgliedshäuser besorgt. Ein großer Teil der Vitako-Mitglieder bezieht Betriebssystemlizenzen aus dem in den Rahmenverträgen geregeltem Enterprise Agreement beziehungsweise dem Select Vertrag. Vitako hatte im Vorfeld der Sitzung ein Schreiben an den CIO des Bundes, Staatssekretär Klaus Vitt, verfasst, in dem unter anderem auf die Sammlung von Telemetriedaten durch Microsoft Produkte und die in diesem Zusammenhang INTERN Nr. 1 | 2019 zumindest fragwürdige Konformität zur Datenschutzgrundverordnung hingewiesen wird. Das Schreiben wurde von den Experten der Facharbeitsgruppe zur Kenntnis genommen und begrüßt. Weitere Themen waren unter anderem der Erfahrungsbericht eines Mitgliedes mit dem IT-Grundschutzbaustein Windows 10, Alternativen zu Microsoft Produkten, wie etwa vollkommen browserbasierte Arbeitsplätze, virtuelle Desktop Infrastrukturen und Office-Alternativen sowie der Umgang und Einsatz von Windows 10 im Long Term Servicing Chanel (LTSC). In der Diskussion um LTSC wurde deutlich, dass trotz der bekannten Nachteile, wie zum Beispiel veraltete Treiber oder die fehlende Möglichkeit eines Inplace-Upgrades, einige Mitglieder den Wechsel zum Semi Annual Chanel (SAC) vorerst nicht vornehmen werden. „Der Personalbedarf für die halbjährlichen Updates des Betriebssystems und die damit verbundenen Kompatibilitätstests sind schlicht und einfach zu hoch“, so die Aussage der betroffenen Mitglieder. Der Nachmittag war geprägt von den beiden Vorträgen eines Vertreters des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Dietmar Wippig ist dort Leiter des Referats für Cyber-Sicherheit in Betriebssystemen und Anwendungen und hielt zunächst einen Vortrag zu einer vom BSI durchgeführten Studie zu Systemaufbau, Protokollierung, Härtung und Sicherheitsfunktionen in Windows 10, welche auch unter dem Namen SiSyPHuS Win10 bekannt ist. Abgerundet wurde die Sitzung durch einen weiteren Impulsvortrag zum Thema Windows 10 Telemetriedaten und die anschließende Diskussion der Experten. AUTOR: DANIEL GRIMM, VITAKO 8 MELDUNGEN › MIT IT UND MENGENLEHRE ZUM BIENENSCHUTZ Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/ Lippe (krz) versucht, mit Geometrie und Mengenlehre Bienen zu retten. Die erste Menge sind die Kataster-Flurstücke, die im Besitz der Kommune sind. Die zweite Menge sind die Feldblöcke der Landwirtschaftskammer, das heißt das bewirtschaftete Land. Wenn man aus diesen beiden Mengen die Schnittmenge bildet, erfährt man, welche kommunalen Flächen landwirtschaftlich genutzt werden. Randstreifen an Wegen und Straßen, die eigentlich im Besitz der Kommunen sind, werden oft von Bauern für den Anbau mit genutzt. Wenn diese von den Kommunen als Blühstreifen reaktiviert werden, können Bienen hier Nahrung finden. Um die Flächen auszuwerten, müssen die Ergebnisse zusätzlich sinnvoll gefiltert werden, um nicht relevante Bagatell-Flächen auszublenden, die auf Messungenauigkeiten beruhen. Die Darstellung der Ergebnisse erfolgt als Kartendienst (WMS) in der GDI. Durch Kombination mit weiteren Kartendiensten in der GDI kann die Auswertung dann analysiert werden. Als Hintergrund geben hochauflösende Fotos und Luftbilder Auskunft darüber, wie die Fläche genutzt wird. Acker oder Wiese? Und wie weit reicht die befestigte Fläche, also die Fahrbahn? Darüber hinaus zeigt der Kartendienst ALKIS die Flurstücksgrenzen und ermöglicht die Eigentümerauskunft sowohl für das Wege-Flurstück, als auch für die angrenzende landwirtschaftliche Fläche. Und letztendlich ermöglicht eine Messfunktion eine erste Einschätzung der Breite des umgepflügten Streifens und der Flächengröße. Die Flächengröße, gerundet auf m², ist als Feature-Info abfragbar. AUTORIN: BIRTE ANDERS, KRZ INTERN Nr. 1 | 2019 Abschied von der Geschäftsstelle › Die langjährige Vitako-Mitarbeiterin Tina Siegfried verlässt die BundesArbeitsgemeinschaft, um sich neuen beruflichen Herausforderungen zu widmen. Tina Siegfried war seit September 2006 als Referentin für E-Government bei Vitako angestellt, als die Geschäftsstelle noch in Bochum logierte. Die große Einweihungsparty der Geschäftsstelle mit 150 Personen folgte Ende Oktober 2006 in Berlin. Angefangen hatte Tina Siegfried unter dem Vorstandsvorsitzenden Matthias Kammer und Geschäftsführer Herbert Wilgers. Zu den Schwerpunkten ihrer Arbeit gehörten die Begleitung des Themas Digitalisierung von Staat und Verwaltung und die Auswirkungen auf kommunale IT-Dienstleister. Des Weiteren betreute sie bei Vitako Facharbeitsgruppen und war insbesondere eng in den Aufbau der Facharbeitsgruppe E-Government involviert. Ihre größten Erfolge? Dazu sagt sie: „Der Musterantrag für das Auslesen von Zertifikaten für den nPA, den wir gemeinsam mit der Vergabestelle für Berechtigungszertifikate 2011 gemacht haben, wird wohl Bestand haben. Darüber freue ich mich. Der Erfolg liegt darin, dass wir es geschafft haben, dass die Kommunen nicht für jeden Onlinedienst ein Zertifikat benötigen, wie es die ursprüngliche Konzeption vorsah, sondern dass ein Zertifikat für Kommunen geschaffen wurde, mit dem alle Onlinedienste angeboten werden können.“ Darüber hinaus war Tina Siegfried an vielen Stellungnahmen des Verbandes beteiligt und hat Regionalkonferenzen, etwa zum neuen Personal- › ausweis und dem E-Government-Gesetz des Bundes gemeinsam mit dem BMI organisiert und begleitet und war maßgeblich in die Organisation der Messeauftritte von Vitako beteiligt: Moderner Staat, Zukunftskongress und der Jahreskongress des IT-Planungsrates. Mit Rat und Tat hat sie sich immer sehr leidenschaftlich für E-Government und Digitalisierung eingesetzt. Die Vitako-Geschäftsführung dankt Tina Siegfried für ihre wertvolle Arbeit. Geschäftsführer Ralf Resch: „Tina Siegfried hat durch ihre langjährige Mitarbeit bei Vitako geholfen, den Verband als kompetenten Ansprechpartner für alle Belange der kommunalen IT zu etablieren. Wir danken ihr für ihr Engagement und bedauern, dass sie uns verlässt. Wir wünschen ihr in ihrer neuen Rolle alles Gute und hoffen, mit ihr in engem Austausch zu bleiben.“ L AG E BILD D E R DIGI TA L I S IE RU N G Der D21-Digital-Index bietet alljährlich ein Lagebild des Digitalisierungsgrads in Deutschland. Besondere Schwerpunkte der diesjährigen Befragung waren die Diversität der Digitalen Gesellschaft und die Unterschiede urbaner und ländlicher Regionen, die Akzeptanz und Nutzung von E-Health und Smart Homes sowie digitales Arbeiten. Das Ergebnis: Der Digitalisierungsgrad ist auf 55 von 100 möglichen Punkten gestiegen und auch die Kompetenzen nehmen zu. Die Befragung stellte fest, dass es mehr digitale Vorreiter und Mithaltende und weniger Menschen im digitalen Abseits gibt als 2017. 84 Prozent der deutschen Bevölkerung sind online, große Zuwächse gab es besonders bei über 60-Jährigen. Digitale Gesundheitsanwendungen und Smart Home sind noch nicht sehr verbreitet und die Chancen des mobilen Arbeitens bleiben weitgehend ungenutzt. Befragt wurden knapp 20.500 Bundesbürgerinnen und -bürger ab 14 Jahren, auch Offliner. Link (PDF) 9 AUS DER BRANCHE Der Posteingang wird intelligent Basis für durchgängig digitale Prozesse › Die Posteingangsbearbeitung in der Verwaltung ist aufgrund des immer noch vergleichsweise hohen Anteils an papiergebundener Korrespondenz ein wichtiger, aber auch aufwendiger Vorgang, der aus Effizienzgründen in aller Regel von einer zentralen Poststelle ausgeführt wird. Aufgrund der Verschiedenartigkeit der Schriftgüter mit den unterschiedlichsten Adressaten innerhalb der Kommunalverwaltung ist es dabei nicht so leicht, Prozesse durch den Einsatz technischer Hilfsmittel zu verbessern. Daher werden viele Arbeitsschritte nach wie vor manuell durchgeführt. Hier setzt nun die Idee der Kreisstadt Bergheim an, über den Einsatz einer höheren Automatisierung eine Optimierung der Abläufe in der Poststelle zu erreichen. Bei der Posteingangsbearbeitung sind einige Verarbeitungs- und Vorverarbeitungstätigkeiten notwendig, bis dann im Ergebnis die Schriftstücke den richtigen Sachbearbeiter innerhalb der Verwaltung erreichen. Zunächst werden die Schriftstücke aussortiert, die nicht geöffnet, also nicht weiterbearbeitet werden dürfen. Die übrige Post wird dann geöffnet, das Schriftgut entnommen und mit einem Eingangsstempel versehen. Der letzte Schritt ist die finale Verteilung der Post. SOFTWARE VERTEILT SELBSTSTÄNDIG DIE POST An dieser Stelle greift nun der neue Automatisierungsgedanke der Stadt Bergheim. Es werden dabei drei neue Arbeitsschritte in den herkömmlichen Ablauf der Eingangs-Postverarbeitung eingefügt: ►► Manuelle Vorarbeiten ►► Das Überführen der Papierdokumente in digitale Dokumente durch den Einsatz eines Scanners ►► Das automatisierte Verteilen der digitalen Dokumente in elektronische Postfächer des DMS der zuständigen Organisationseinheit Der Scanvorgang wird dabei in Form eines kompletten Stapelscans aller vorhandenen Dokumente durchgeführt. Die logische Trennung der fachlich zugehörigen Schreiben wird durch einen speziellen Barcode-Handdrucker erreicht. Die anschließende Postverteilung läuft dann automatisiert mithilfe einer entsprechend intelligenten Software und eines zentralen Regelwerkes ab. Um zu gewährleisten, dass beispielsweise das Schreiben eines Bürgers zur Hundeanmeldung auch den zuständigen Sachbearbeiter erreicht, müssen Einschätzungen auf Basis INTERN Nr. 1 | 2019 von Regeln getroffen werden. Soll dies durch eine Software geschehen, ist dort zumindest eine einfache Form von künstlicher Intelligenz notwendig, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Sie muss also „wie ein Mensch denken“. ENTSCHEIDUNG AUF BASIS EINES ZENTRALEN REGELWERKS Eine solche Softwarekomponente wurde nun von den Firmen D.velop, Codia und Classcon, der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (kdvz) Rhein-Erft-Rur und der Kreisstadt Bergheim gemeinschaftlich entwickelt. Der Kerngedanke dieses neuen Ansatzes basiert auf folgendem Ablaufschema: ►► Scannen der Dokumente in einem Stapel ►► OCR-Texterkennung der Dokumentinhalte ►► Klassifizierung über ein Regelwerk Über die Verteilung der Post entscheidet die Software unter anderem mit Hilfe eines zentralen Regelwerks nach Kriterien wie Gewichtung der Regeln, Wortanalysen verbunden mit bestimmten Wortabständen und logischen Algorithmen bezogen auf die Dokumentinhalte selbstständig. Die Aufstellung der Regeln zur Entscheidungsfindung durch die Software kann fachspezifisch durch das Fachamt erfolgen, die allgemeinen Regeln definiert die Poststelle. Hierzu steht eine einfach gehaltene grafische Oberfläche zur Verfügung, die, wie sich im Praxiseinsatz zeigte, auch Nicht-ITSpezialisten in kurzer Zeit bedienen können. Greift gerade in der Anfangsphase des Regelwerkaufbaus eine Regel für ein Schriftstück nicht wie gewünscht, wird sie automatisch an eine Clearingstelle der Poststelle zur Überprüfung 10 AUS DER BRANCHE gesendet. Dort wird in einer Trainingsumgebung mit einem Dokumentenmusterstapel das Regelwerk entsprechend optimiert. Auch an eine eventuell einmal stattfindende Verwaltungsumorganisation wurde gedacht; diese kann durch einen dann einfach zu verändernden Merkmalkatalog umgesetzt werden. Eine Import- und Exportfunktion des Regelwerkes für andere Kommunen rundet die Softwarelösung zusätzlich ab. Nächstes Entwicklungsziel ist, dass beim Scannen erkannte Daten aus den Posteingangsdokumenten entsprechend der vermeintlichen Ziel-Fachanwendung oder Fallakte in eine (zum Beispiel XML-)Datei eingelesen werden. Diese werden dann dem eigentlichen Dokument angehängt und sind damit je nach Art und Ausprägung unmittelbar in das jeweilige Fachverfahren/ Fallakte übernehmbar. Durchgängig digitale Prozesse rücken damit ein gutes Stück näher. fängerpostfach zugeordnet wird und eine zentrale Instanz zur zeitnahen Bearbeitung von Irrläufern das System fortlaufend optimiert, konnte durch diese Lösung realisiert werden. Der gesamte Prozess der Posteingangsverteilung ist technisch und organisatorisch nachvollziehbar sowie korrekt und vollständig. Die angestrebten Ziele wie ►► Integration des papierbasierten Posteingangs in das digitale Schriftgutmanagement ►► Beschleunigung der Zustellung des Posteingangs ►► Reduktion der Aufwände des Posteingang konnten durch die gemeinschaftliche Projektarbeit so für die Verwaltung erreicht werden. Die Kreisstadt Bergheim ist zuversichtlich, perspektivisch über 90 Prozent des Schriftguts vollautomatisch zuordnen zu können. FAZIT Die Vision, dass ein maßgeblicher Anteil des zentral eingescannten Posteinganges automatisiert dem korrekten Emp- AUTOREN: BIRGIT RITZ, CARINA STEINERT, THEO KRATZ, ALLE KREISSTADT BERGHEIM; FRANZ HÖHNER, KDVZ RHEIN-ERFT-RUR Angebot kommt gut an Stadt Diepholz zufrieden mit pmPayment und pmOnline › Die Stadt Diepholz setzt seit Mai 2018 die Lösungen pmPayment und pmOnline der Firma GovConnect ein. Seither können Bürgerinnen und Bürger Geburts-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterbeurkunden bequem online von zuhause beantragen und bezahlen. „Die Bürger können ihre Urkunden nun bequem von zuhause und außerhalb der Öffnungszeiten des Rathauses beantragen“, freut sich Bürgermeister Florian Marré. Um den neuen Service zu nutzen, können die Bürgerinnen und Bürger auf der Website der Stadt Diepholz einen digitalen Antrag ausfüllen. Dabei werden sie durch einen intelligenten Antragsassistenten der Firma Form-Solutions unterstützt. Das neue Online-Angebot nehmen die Bürgerinnen und Bürger gut an. DURCHLAUFZEITEN IM STANDESAMT VERKÜRZT Sobald die Dienstleistung bezahlt wurde, wird das Standesamt in der Fachanwendung AutiSta über den eingereichten Antrag informiert. Da alle Vorgänge bereits bezahlt wurden, kann das Standesamt sie direkt abarbeiten. Petra Dullweber, Standesbeamtin bei der Stadt Diepholz, freut sich: „Wenn ein Bürger morgens INTERN Nr. 1 | 2019 den Standesamt-Online-Assistenten nutzt, ist die Urkunde teilweise schon am nächsten Tag bei ihm zu Hause. Noch ein Vorteil ist, dass die ganzen Informationen, die der Bürger im Online-Formular eintippt, schon vorausgefüllt in der Fachanwendung landen. Durch die medienbruchfreie Abwicklung verkürzen sich unsere Durchlaufzeiten und der Prozess wird optimiert.“ BACKEND VON PMPAYMENT ÜBERZEUGT Im Backend von pmPayment kann die Stadt Diepholz den Bezahlvorgang konfigurieren. So kann sie entscheiden, welche Bezahlarten sie den Bürgerinnen und Bürgern anbietet und bis zu welchem Betrag diese zur Verfügung stehen. Benjamin Grob, Fachinformatiker Systemintegration bei der Stadt Diepholz, betont: „Wir sind vom einfachen und übersichtlichen Backend überzeugt.“ Zudem kann die Stadt Diepholz die erfolgten Transaktionen im Backend auswerten. So kann sie beispielsweise die beliebtesten Bezahlarten ermitteln. Benjamin Grob stellt fest: „Als Bezahlarten nutzen die Bürgerinnen und Bürger vorzugsweise PayPal und ihre Kreditkarte.“ In Zukunft möchte die Stadt die digitalen Angebote für die Bürgerinnen und Petra Dullweber (Standesbeamte, Stadt Diepholz), Florian Marré (Bürgermeister, Stadt Diepholz) und Benjamin Grob (Fachinformatiker Systemintegration, Stadt Diepholz) Bürger weiter ausbauen. Melderegisterauskünfte möchte sie dann online anbieten. Und auch Verwarngelder, die die Stadt Diepholz mit der pmOWI-App erfasst, sollen Betroffene zukünftig elektronisch bezahlen können. Benjamin Grob meint: „Die Erweiterungsmöglichkeiten von pmPayment, um andere Fachanwendungen anzubinden, sind sehr gut.“ AUTORIN: NINA ARSOV, GOVCONNECT 11 AUS DER BRANCHE „Vernetzter Norden“ Kiel feiert 50 Jahre Informationstechnik für Verwaltung in Schleswig-Holstein › 1968: In diesem Jahr demonstrierten die Studenten, der Prager Frühling wird mit Panzern niedergeschlagen, die Beatles bringen ihr „Weißes Album“ heraus. Einschlägige Assoziationen. Doch noch etwas anderes passierte damals. 1968 gründete das Land Schleswig-Holstein die Datenzentrale Schleswig-Holstein (DZ-SH), die damals erste Einrichtung für elektronische Datenverarbeitung (EDV), heute Informationstechnik (IT) sowohl für eine Landesregierung als auch Kommunen. 50 Jahre später feiern die schleswig-holsteinische Landesregierung und Dataport die Gründung der DZ-SH im Landeshaus an der Kieler Förde. Die Datenzentrale Schleswig-Holstein nahm am 1. Oktober 1968 für Land und Kommunen ihre Arbeit auf. Insgesamt zehn Beamte und 46 Angestellte waren damals für den IT-Betrieb verantwortlich. Heute, 50 Jahre später, sind es bei Dataport, dem 2004 aus der Fusion der DZ-SH mit der vergleichbaren Hamburger Einrichtung hervorgegangenen IT-Dienstleister, rund 2.800 Mitarbeiter. Haben damals ein Land und zahlreiche Kommunen miteinander kooperiert, sind es heute sechs Bundesländer. IT-DIENSTLEISTER ALS RETTER IN DER NOT Hans-Joachim Grote, Minister für Inneres, ländliche Räume und Integration, betonte während der Feierstunde die Rolle der Informationstechnik für das Land. Er ging auf wegweisende Vorhaben wie zum Beispiel ganz aktuell das Projekt „Ultramobile Polizeiarbeit“ ein: „Seit 50 Jahren sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Datenzentrale Schleswig-Holstein, beziehungsweise heute von Dataport, Unterstützer bei technischen Fragen, finden innovative Lösungen und sind auch oft genug Retter in höchster Not, wenn wir mal wieder an unseren Laptops verzweifeln. Beispielsweise das Projekt Ultramobile Polizeiarbeit wäre ohne Dataport gar nicht möglich. Mit Hilfe der Mitarbeiterinnen und INTERN Nr. 1 | 2019 Mitarbeiter werden wir die Polizei in Schleswig-Holstein mit besonders ausgestatteten Smartphones ausrüsten und so Arbeitsschritte vereinfachen, beschleunigen und insgesamt die Qualität der Polizeiarbeit weiter erhöhen.“ Tobias Goldschmidt, Staatssekretär für Digitalisierung, sagte: „50 Jahre IT haben uns 50 Jahre IT in Schleswig-Holstein: An der Feierstunde, die im Dezember gesellschaftlich vor im Kieler Landeshaus stattfand, nahmen rund 100 Personen teil, darungroße Herausforde- ter Parlamentarier, IT-Verantwortliche aus Land und Kommunen sowie Wegbegleiter aus den vergangenen 50 Jahren. Im Bild: Hans-Joachim rungen gestellt, die Grote, Minister für Inneres, ländliche Räume und Integration. besonders Dataport für unser Land angegangen ist. Der Blick in die Zukunft je- von Verwaltung. Algorithmen und künstdoch, bietet uns viele Chancen am digita- liche Intelligenz werden zu weiteren grolen Horizont. Dass der Glasfaserausbau ßen Veränderungen beim Technikeinsatz und kommunales WLAN in Schleswig- führen. Die Entscheidungsgewalt darüHolstein erfolgreich ist, ist jedoch nicht ber sollten Staat und Verwaltung in eiselbstverständlich. Deshalb gilt es am genen Händen behalten. Mit Dataport Ball zu bleiben, innovativ zu denken und ist das ohne weiteres möglich.“ die Herausforderungen der Zukunft anWährend IT in ihren Anfangsjahzunehmen. Unser Ziel ist es den „echten ren vor allem als Hilfstechnik eine Rolle Norden“ zum „vernetzten Norden“ wer- spielte, mit der Statistiken erstellt oder den zu lassen.“ Gehälter errechnet wurden, ist IT heute integraler Bestandteil der öffentlichen DIGITAL GUT AUFGESTELLT Verwaltung. Ohne IT wäre sie nicht mehr Johann Bizer, Vorstandsvorsitzender arbeitsfähig. Wo vor 50 Jahren in Lochvon Dataport, bedankte sich für die gute kartensälen Daten auf Rechnern mit 64 und vertrauensvolle Zusammenarbeit, Kilobyte Speicherplatz erfasst wurden, deren Grundstein bereits 1968 gelegt stehen heute im leistungsfähigen Rewurde. Er blickte optimistisch in die Zu- chenzentrum von Dataport zwei Millionen kunft: „50 Jahre nach dem Start der sys- Gigabyte virtueller Speicher zur Verfütematischen und kooperativen IT steht gung. Wo 1968 KugelkopfschreibmaschiSchleswig-Holstein wieder weit vorne. nen ohne Speicherfunktion im Büroalltag Eine weitreichende Digitale Agenda be- unterstützen, wird heute auf Notebooks schreibt den Weg in die digitale Zukunft im Home Office gearbeitet und Falschdes Landes. Ein Digitalisierungspro- parker werden über das Smartphone ergramm schafft den Rahmen für die Um- fasst. Neue Technologien wie Blockchain setzungsziele der nächsten Jahre. Die und Künstliche Intelligenz werden für ihGrundlagen dafür hat das Land in den ren Einsatz in der öffentlichen Verwalvergangenen Jahren geschaffen und hat tung erprobt. mit Dataport den richtigen Partner dafür. AUTORIN: KIRSTEN WOHLFAHRT, IT ist inzwischen integraler Bestandteil DATAPORT 12 AUS DER BRANCHE Souveräne digitale Identität regio iT ist neuer Partner im Sovrin-Netzwerk › Die regio iT ist neuer Partner im Netzwerk „Sovrin“. Als internationale Non-Profit-Organisation verfolgt die Sovrin Foundation das Ziel, eine souveräne digitale Identität (self-sovereign digital identity) für jedermann zu ermöglichen. Verbrauchern wie Bürgern die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zurückzugeben, ist Kern der gemeinsamen Mission. Hierzu setzt das weltweite Netzwerk neue Standards für die digitale Identität im Internet. So will man Vertrauen in analoge IDs – wie Führerschein und Personalausweis – herstellen und zudem die Benutzerfreundlichkeit erhöhen. Zu diesem Zweck wollen die Partner im Netzwerk das derzeitige System der isolierten Identitäten, endlosen Passwörter und unsicheren Datenbanken ablösen. Hier kommt die Blockchain-Technologie ins Spiel: Mit ihr kann sich der Bürger seine Datenhoheit zurückerobern. ZUM GESTALTUNGSPOTENZIAL DER BLOCKCHAIN Die Blockchain ist ein öffentliches Kontobuch, dezentral und digital, mit dem Transaktionen wie die Übertragung von Rechten oder auch Zahlungen aufgezeichnet werden können, ohne dass eine zentrale Stelle jede einzelne Transakti- on legitimieren muss. Die Kommunikation erfolgt direkt zwischen den Beteiligten, keine Partei übernimmt die alleinige Kontrolle und Steuerung. Nutzer können wahlweise anonym bleiben, und eine einmal eingetragene Transaktion kann nicht mehr verändert werden. Gerade für die öffentliche Verwaltung birgt die Blockchain ein enormes Potenzial: Hier müssen viele Register und Verfahren (vom Einwohnerverfahren über das Standesamtsregister bis zu Gewerbeanmeldungen) manipulationsund ausfallsicher betrieben werden und Urkunden sowie Bescheide Nachweise über bestimmte Sachverhalte und Besitzverhältnisse geben. Die Vorteile der Blockchain: Weniger zentrale Instanzen und Verwaltungsaufwand, Kostenersparnis, höhere Sicherheit, ein robustes Gesamtsystem und mehr Transparenz. BLOCKCHAIN GEHT NICHT ALLEIN „Die Blockchain-Technologie kann die Interaktion zwischen Bürgern und ihren Verwaltungen deutlich erleichtern“, erklärt Dieter Rehfeld, Vorsitzender der regio iT-Geschäftsführung. „Gemeinsam mit nationalen und europäischen Partnern im Netzwerk möchten wir Services mit digitalen Identitäten für den öffentlichen Sektor entwickeln.“ Von der Führerscheinvalidierung über die Verwaltung der digitalen Identität mit mehr Datensouveränität für den Bürger bis hin zum Online-Voting oder zum regionalen Nachbarschaftsstrom: Es ist an der Zeit, mit den Möglichkeiten der Technologie zu experimentieren und neue Anwendungsszenarien zu entwickeln. Das tut die regio iT, an vielen Stellen. Unter anderem im Rahmen der Initiative „Blockchain in der Verwaltung Deutschland - BiVD“ des Landes NRW und gemeinsam mit Partnern im Projekt „govchain nrw“. Was aktuell im Reallabor der regio iT und darüber hinaus in der Blockchain-Szene läuft, erzählt Dieter Rehfeld in seinem Blog govchain-blog. de. AUTORIN: BIRGIT BECKER, REGIO IT ZENNER und regio iT kooperieren Smart Metering und Internet of Things (IoT) sind Zukunftsthemen, die die Partner gemeinsam erfolgreich besetzen › Es passt einfach: die Zusammenarbeit zwischen der regio iT als zertifiziertem Smart Meter Gateway- Administrator und der ZENNER International GmbH & Co. KG (Saarbrücken), dem weltweit tätigen Hersteller von Wasserund Wärmezählern. Das wurde durch eine Kooperationsvereinbarung Ende 2018 auch schriftlich besiegelt. Es ist eine Partnerschaft mit echten Synergieeffekten. Gemeinschaftlich werden Dinge auch INTERN Nr. 1 | 2019 „mal ausprobiert“, und das ausgesprochen erfolgreich wie die ersten Projekte zeigten. Zu denen gehören intelligente Wasserzähler mit Abschaltfunktion zur Prävention gegen Undichtigkeiten sowie Smart-School-Anwendungen. ZUSAMMENARBEIT BEI IOT Künftig wollen die Unternehmen bei der Entwicklung und beim Vertrieb von Long Range Wide Area Network (LoRaWAN)basierten IoT-Lösungen zusammenar- beiten. „ZENNER und regio iT kombinieren sehr intelligent die Themen Smart Metering und IoT, auf denen Mehrwertdienstleistungen und neue Services für Stadtwerke und Kommunen basieren“, fasste regio iT-Geschäftsführer Dieter Ludwigs auf den Metering Days 2018 in Fulda die Gründe für die Vertiefung der Partnerschaft zusammen. AUTORIN: BIRGIT BECKER, REGIO IT 13 AUS DER BRANCHE Geprüfte Sicherheit Rechenzentrum der ITK Rheinland erfüllt international anerkannte Norm › Die ITK Rheinland hat das Managementsystem für die Sicherheit ihres Rechenzentrums von einer unabhängigen Stelle prüfen lassen und ist erfolgreich zertifiziert worden. Das offizielle Gütesiegel bezieht sich nicht nur auf den Betrieb des Rechenzentrums, sondern auch auf das Bereitstellen von Servern sowie die Unterbringung und Netzanbindung von Kunden-Servern im Rechenzentrum. „Uns sind Daten von rund 1,3 Millionen Bürgerinnen und Bürgern aus dem Verbandsgebiet anvertraut. Deshalb sind wir stolz darauf, dass unsere Anstrengungen zum Schutz des Rechenzentrums und der dort gespeicherten Informationen nun ein Gütesiegel bekommen haben“, berichtet ITK-Verbandsvorsteher Prof. Dr. Andreas Meyer-Falcke. Die Zertifizierung des Rechenzentrums ist nicht nur ein Signal an die Kommunen, dass die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten sichergestellt sind. Sie trägt auch ihren Teil dazu bei, das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Verwaltung zu stärken. „In Zeiten, in denen Akteure auf dem freien Markt fahrlässig mit Daten umgehen oder sie verkaufen, ist es für jeden einzelnen umso wichtiger zu wissen, dass seine Daten bei uns mit größter Sorgfalt und geprüften technischen Standards bereitgestellt und verarbeitet werden“, sagen die Geschäftsführer der ITK Rheinland, Bodo Karnbach und Wolfgang Vits. Um die Anforderungen der Norm DIN ISO / IEC 27001 zu erfüllen, hat die ITK Rheinland bereits in den Vorjahren zahlreiche technische Maßnahmen getroffen, welche die Sicherheit nachweislich erhöhen. Die Zertifizierungsgrundlage ist ein international führendes Regelwerk, das Anforderungen an ein angemessenes Informationssicherheits-Managementsystems beschreibt. Den Kompetenznachweis erbringt die ITK Rheinland von nun an jedes Jahr erneut. AUTORIN: NICOLA ROEB, ITK RHEINLAND Unterschiedliche Regelungen Das krz informiert seine Datenschutzkunden zur DSGVO › Die neue europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit Mai 2018 in Kraft und wird immer noch heftig diskutiert. Auch die praktische Umsetzung ist vielfach noch nicht abgeschlossen, und die Regelungen werden häufig unterschiedlich ausgelegt. Um den Kunden des krz hier Anhaltspunkte und Orientierungshilfen zu geben, haben die Datenschutzbeauftragten im Dezember 2018 eine weitere Infoveranstaltung zu dem komplexen Thema durchgeführt. Bereits im Dezember 2017 hatte der Lemgoer IT-Dienstleister seine Kunden in einem eigenen Termin auf die Neuerungen vorbereitet. Das Interesse an der Thematik war auch kurz vor Weihnachten so groß, dass sich die Referentinnen und Referenten aus dem Datenschutz-Team vor einem ausgebuchten Plenum wiederfanden. Als zentrale Fragestellungen ergaben sich im Vorfeld der Veranstaltung die Punkte: INTERN Nr. 1 | 2019 ►► Was hat sich seit Inkrafttreten der DS-GVO vor über 200 Tagen geändert? ►► Wie war die Umsetzung und was steht uns bevor? Nach der Begrüßung durch Lars Hoppmann, den stellvertretenden Geschäftsführer des krz, und Frank Lehnert, Abteilungsleiter Zentrale Dienste, gab der Geschäftsbereichsleiter Datenschutz und Sicherheit, Markus Kohlstädt, einen Überblick über das Thema und den Ablauf der Veranstaltung. VORABBEWERTUNG VON RISIKEN Isabell Jungnitz machte den Anfang mit Informationen zu den Regeln, die beim Einsatz von Social Media zu beachten sind. Im Anschluss beleuchtete Markus Kohlstädt die Bedingungen im Bereich Beschäftigtendatenschutz und welche wichtigen Faktoren zu beachten sind. Ein zentraler Aspekt bei der Umsetzung der neuen Regelungen ist die Datenschutz-Folgeabschätzung, zu der Christian Forner referierte. Ihr maßgebliches Ziel ist die systematische Vorabbewertung von Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen, die einzelne Verarbeitungsvorgänge mit sich bringen. Einen Blick in die Zukunft warf Kristina Leinfelder. Sie stellte die anstehende e-Privacy Verordnung vor, die im Kern einen besseren Schutz in der elektronischen Kommunikation mit personenbezogenen Daten bezweckt und so die Sicherheit für die Nutzer erhöht. Welche Schritte hier zukünftig umzusetzen sind, gab sie den interessierten Zuhörern mit auf den Weg. Zum Abschluss der Veranstaltung gab Fachbereichsleiterin Swetlana Fischer einen Ausblick auf das Jahr 2019 hinsichtlich der Neuerungen im Datenschutzbereich und informierte über die aktuelle Rechtsprechung. AUTORIN: SWETLANA FISCHER, KRZ 14 AUS DER BRANCHE Digitales Vorzeigeprojekt IoT-Infrastruktur von Lemgo Digital steht › Unerwartete Verspätungen, fehlende Informationen oder Busse, die einem vor der Nase wegfahren – das gehört in Lemgo der Vergangenheit an. Gemeinsam mit dem krz hat das Projekt Lemgo Digital der Fraunhofer IOSB-INA eine Web-Anwendung für die Stadtbus-Kunden entwickelt, mit der sie sich immer aktuell über die nächsten Fahrgelegenheiten informieren können. Zudem wurde damit die IoT- Infrastruktur für weitere Innovationen und Mehrwerte geschaffen. Seit dem 11. September 2018 sind alle 16 Stadtbusse in Lemgo mit Sensoren für die exakte Positionsbestimmung und zusätzlichen Displays ausgestattet. Die Positionsdaten werden in einer sicheren Cloud verarbeitet und die Fahrgäste sehen morgens bereits am Frühstückstisch auf dem Smartphone, wann genau sie sich auf dem Weg zur Haltestelle machen können. Busfahrer sehen ab sofort die Positionen der Kolleginnen und Kollegen – es entfällt der fragile Funkverkehr und eigene Abfahrtszeiten können einfacher synchronisiert werden. Gemeinsam mit dem krz, der Hochschule OWL und den Stadtwerken Lemgo hat Fraunhofer IOSB-INA die Basis für die Entwicklung zukünftiger Mehrwerte und die Verbesserung des Komforts für die Fahrgäste geschaffen. Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe hat sich maßgeblich an der Entwicklung der Oberflächen beteiligt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Geschäftsbereiche EGovernment und Softwareentwicklung wirkten an der Entwicklung der Web-Anwendung, des Displays für die Busfahrer und des Displays an der Haltestelle „Treffpunkt“ mit. Hierbei wurde zunächst bei der Prototypenerstellung unterstützt. Die Datenhaltung erfolgt aktuell noch beim Fraunhofer IOSB-INA. Zukünftig soll diese aber in einer vom krz entwickelten ‚Goverment-Cloud‘ im BSI-zertifizierten Rechenzentrum erfolgen, dabei liegt der Fokus auch bei der Datennutzung für die weitere Bereichen des Projekts wie Parken, Handel und Umwelt. Denn mit diesem Projekt ist INTERN Nr. 1 | 2019 erst der Anfang gemacht: Lemgo Digital verfügt nun über das Handwerkszeug, zahlreiche weitere Mehrwertdienste zu erschaffen – nicht nur im öffentlichen Nahverkehr. BEGINN VON SMART CITY So ist eines der zentralen Ziele von Lemgo Digital die Technologiegestaltung in der Bürgerbeteiligung. Auch die Funktionsweise und die grafische Oberfläche der Informationsanzeige in den Bussen ist bereits in einem Workshop gemeinsam mit Busfahrerinnen und Busfahrern entwickelt worden. Die Web-Anwendung wurde interessierten Fahrgästen und allen Bürgern bereits im August für einen zweiwöchigen Test zur Verfügung gestellt. Es gab ein hohes Interesse der Anwender, die diesen Test engagiert und interessiert angenommen haben. Umfangreiches Feedback zu Funktion, Anwenderfreundlichkeit und Nutzwert der Anwendungen wurde gesammelt und ist bereits in weitere Anpassungen der Anwendungen eingeflossen. Auch Anregungen für Funktionserweiterungen sind eingegangen. Lars Hoppmann, stellvertretender Geschäftsführer des krz, ist sich sicher: „Dieses Projekt bietet den idealen Rahmen für die Umsetzung einer neuen Smart City-Plattform für Mittelstädte, die wir nun gemeinsam mit Fraunhofer IOSB-INA, beispielgebend für andere Mittelstädte, in Lemgo entwickeln und erproben.“ Prof. Dr.-Ing. Jürgen Jasperneite, Leiter des Fraunhofer IOSB-INA in Lemgo und Initiator von Lemgo Digital ergänzt: „Der Aufbau der grundlegenden IT-Infrastruktur wurde nun abgeschlossen. Damit sind wir in der Lage, Daten zum Beispiel zur Pünktlichkeit oder Ein-/ Ausstiegsfrequenzen an den Haltestellen in der notwendigen Qualität und Tiefe zu erfassen. Diese werden wir gemeinsam mit den Stadtwerken Lemgo und den Busbetreibern zur Weiterentwicklung des Stadtbus-Systems nutzen.“ Arnd Oberscheven, Geschäftsführer der Stadtwerke Lemgo ist erfreut: „Die Digitalisierung eröffnet uns neue Möglichkeiten, den Busbetrieb noch genauer zu analysieren, benutzerfreundlicher zu machen und damit die Attraktivität des Stadtbusses weiter zu steigern.“ Unterstützt wird dieses Projekt darüber hinaus durch die am Stadtbus Lemgo beteiligten Busbetreiber Köhne aus Extertal und Linke aus Lemgo, sowie dem Software Lieferanten IVU Traffic Technologies aus Aachen. Sven Oehlmann, Geschäftsführer Karl Köhne Omnibusbetriebe GmbH und Prokurist Uwe Kortemeier sind sich einig: „Wir begrüßen den Vorstoß von Fraunhofer in Lemgo sehr. Er wird uns helfen, die Digitalisierung im Bereich des ÖPNV für unsere Kunden voranzutreiben und die Qualität weiter zu verbessern.“ AUTORIN: MICHAELA LEHNERT, KRZ 15 AUS DER BRANCHE Aufwand der sich rechnet ekom21 baut Qualitätsmanagement weiter aus › Der Unternehmensbereich „ITOperations“ der ekom21 hat sein Qualitätsmanagement weiter ausgebaut. Nachdem bereits im Jahr 2016 der Fachbereich „Print Services“ das Zertifikat für die erfolgreiche Einführung des Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2015 erhalten hatte, folgten in 2017 die Bereiche „Produktion“, „Command Center“ und „IT-Produkte“. Nun haben auch die Fachbereiche „SicherheitsTeam“ sowie „IT-Governance“ die begehrte Auszeichnung empfangen. Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2015 ist durch einen nicht zu unterschätzenden Zeit- und Arbeitsaufwand geprägt. Dennoch scheut die ekom21 solche Aufwendungen nicht, um ihre ITProzesse zu verbessern, Arbeitsabläufe zu optimieren sowie die Anforderungen an Organisation und Management effizienter zu gestalten. Die Leiterin des Unternehmensbereiches, Gabriele Büsse, erklärt dazu: „Bei all unseren Bemühungen steht vor allem die Steigerung der Kundenzufriedenheit und die Verbesserung der Servicequalität im Vordergrund. Die Qualitäts-Management-Norm ISO 9001:2015 hilft dabei, unsere Prozesse zu optimieren, die Abläufe zu dokumentieren, das Wissen um die Abläufe transparent zu machen und über Kennzahlen zu steuern. Das Qualitätssiegel bestätigt uns, dass wir diese Ziele zum Nutzen unserer Kunden in einem stetigen Verbesserungszyklus verfolgen.“ VERBESSERTE PROZESSSICHERHEIT Bereits im Vorfeld der Audits sind sämtliche Prozesse dokumentiert und analysiert sowie Arbeits- und Verfahrensanweisungen erstellt oder überarbeitet worden. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der beiden neu überprüften Fachbereiche bedeutete dies zwar eine Anpassung in den betrieblichen Prozessen, aber gleichzeitig auch einen Gewinn bei der Erhöhung der Prozesssicherheit und der Verbindlichkeit – natürlich waren INTERN Nr. 1 | 2019 dazu auch interne Weiterbildungsmaßnahmen notwendig, um das Fachwissen weiter zu vertiefen. Die Überprüfung aller im Anwendungsbereich befindlichen Fachbereiche wurde von zwei Auditoren parallel an zwei Tagen durchgeführt. Es fanden Gespräche mit den Führungskräften statt, einzelne Kolleginnen und Kollegen wurden an ihren Arbeitsplätzen über die Arbeitsabläufe befragt. Dabei wurde insbesondere untersucht, ob die dokumentierten Regelungen „gelebt“ werden. Hierzu wurden zahlreiche Nachweise verlangt, die alle vorgelegt werden konnten. Im Ergebnis konnten die Auditoren den Mitarbeitern der geprüften Bereiche eine hohe Prozesssicherheit bescheinigen und der ekom21 bestätigen, dass die Normanforderungen nach DIN EN ISO 9001:2015 im Anwendungsbereich erfüllt werden. ERWEITERTER ANWENDUNGSBEREICH Das erweiterte Zertifikat wurde kürzlich der ekom21 übergeben (s. unser Foto). Damit sind nun folgende Fachbereiche des Unternehmensbereichs IT-Operations nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert: ►► Stab 2B – Sicherheits-Team: „Verbesserung der IT-Sicherheit durch organisatorische und technische Maßnahmen“ ►► FB 21 – Produktion: „Steuerung und Sicherstellung der Verfügbarkeit aller zentral betreuten Systeme“ ►► FB 22 – Print Services: „Verarbeitung von elektronisch bereitgestellten Druckdaten aus den internen Zentralrechnerverfahren heraus oder für elektronisch angelieferte Druckdaten“ ►► FB 24 – IT-Governance: „Erarbeitung und Weiterentwicklung der Methoden, Standards und Richtlinien für den technischen Betrieb im Unternehmen sowie die Prof. Manfred Rothgänger (links), Geschäftsführer der CertEuropA GmbH, überreicht ekom21-Geschäftsführer Ulrich Künkel die Urkunde der ISO-9001-Zertifizierung für Qualitätsmanagement Bereitstellung interner technischer Dienstleistungen“ ►► FB 25 – Command Center: „Überwachung von IT-Anwendungen und IT-Infrastruktur“ ►► FB 27 – IT-Produkte: „Beratung und Vertrieb von Hardware und Standardsoftware sowie Drucker-Verbrauchsmaterialien“. Nach der jüngsten Überprüfung (durch die Zertifizierungsstelle) sind mittlerweile 25 Prozesse des Unternehmensbereichs IT-Operations im Anwendungsbereich des Qualitätsmanagementsystems integriert - weitere sollen in Kürze folgen. Dazu ekom21-Geschäftsführer Bertram Huke: „Wir sind stolz auf diese Zertifizierung. Die Anforderungen unserer Kunden an die von uns angebotenen Dienstleistungen steigen beständig und ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 gibt ihnen die notwendige Investitionssicherheit. Unser Unternehmensbereich IT-Operations entwickelt seine IT-Produkt- und -Dienstleistungsqualität dadurch ständig weiter und trägt damit zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei“. AUTOREN: STEFAN THOMAS, JENS KIEFER, EKOM21 16 AUS DER BRANCHE Sicherheit durch automatisierte Updates kasus21® entlastet Eltville am Rhein › Rund 17.000 Einwohner der Stadt Eltville am Rhein werden von etwa 175 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung betreut. Die sich daraus ergebende Größe der IT-Landschaft erfordert einen entsprechenden Aufwand, den die beiden System-Administratoren Dieter Schenk und Jonathan Peuser vor Ort kaum noch aufbringen können. Die heutigen Sicherheitsanforderungen bringen es mit sich, dass jede eingesetzte Software sehr zeitnah mit den notwendigen Updates versorgt wird. Diese auf allen Systemen einzuspielen, war bisher ein großer Bestandteil der Arbeit der Systembetreuer. Denn nicht aktuelle Systeme sind heute ein immenses Sicherheitsrisiko: Entsprechende Angriffe sind eher die Regel, als die Ausnahme. Bei der Suche nach Entlastung stieß die Stadt Eltville am Rhein sehr schnell auf kasus21®, den Software-Aktualisierungs-Service der ekom21. Vollkommen automatisch werden nun die Inventarisierung und Aktualisie- rung der eingesetzten Software durchgeführt. Des Weiteren wird eine Differenzprüfung der zur Verfügung stehenden Updates sowie der derzeit installierten Software vorgenommen und mit dem Produktkatalog abgeglichen. Der Clou: Die Updates werden zu einem festgelegten Zeitpunkt installiert, so dass die damit verbundenen Einschränkungen der Systemleistung außerhalb der jeweiligen Arbeitszeiten stattfinden. RUNDUM SICHER Eine detaillierte Berichterstattung ermöglicht es der IT-Abteilung nun jederzeit, die Vollständigkeit der installierten Updates zu überprüfen und die diesbezügliche Sicherheit aller verwalteten Systeme im Blick zu haben. Für die Administratoren hat sich mit Einsatz von kasus21® der Arbeitsaufwand deutlich verringert: Die Installationen laufen automatisch, beeinflussen die Arbeit der anderen Mitarbeiter nicht und sind mit einem Blick überprüfbar. Darüber freut sich auch Bürgermeister Patrick Kunkel: „Gerade in der digita- Freuen sich über mehr Sicherheit und weniger Aufwand (vorne v.l.n.r.): Dieter Schenk, Bürgermeister Patrick Kunkel und Jonathan Peuser (Stadt Eltville am Rhein) sowie (hinten v.l.n.r.) Michael Kugelmann und Christian Fassbender (ekom21) len Welt spielt die Sicherheit eine herausragende Rolle. Wer hier zu spät reagiert, ist ganz schnell von der rasanten Entwicklung abgekoppelt. Damit wir auch auf diesem Gebiet beispielgebend vorangehen, haben wir einen starken Partner an unserer Seite“, so der Bürgermeister. AUTOR: HELMUT BEST, EKOM21 Weltweit eines der Besten Das SAP Customer Center of Expertise von Dataport › Das SAP Customer Center of Expertise (CCoE) von Dataport gehört zu den zehn besten CCoEs weltweit. Das ergab die noch im Jahr 2018 durchgeführte Rezertifizierung. Die SAP AG bescheinigt Dataport mit der Zertifizierung ein sehr hohes Niveau an Qualität und Service für SAP-basierte Dienstleistungen. In ihrem Zertifizierungsprozess bewertet SAP die Lösungskompetenz und Organisationsreife des CCoE. Dataport wurde mit der vollen Punktzahl bewertet. Das CCoE von Dataport bearbeitet Störungen und Anfragen effizient und in hoher Qualität. Auftrags- und Supportprozesse laufen reibungslos und stellen sowohl die schnelle Bearbeitung eines Auftrags als auch die schnelle Lösung eines Pro- INTERN Nr. 1 | 2019 blems sicher. Das systematisch aufgesetzte Vertrags- und Lizenzmanagement sorgt für hohe Transparenz und ist damit Grundlage für schnelle Fehlerbehebung, geringe Ausfallzeiten und sichere Verarbeitung von Daten. „Ich freue mich sehr über dieses hervorragende Ergebnis. Es zeigt, mit wieviel Kompetenz und Engagement unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten. Eine sehr gute Basis, um leistungsstarke und sichere Angebote und Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln“, so Johann Bizer, Vorstandsvorsitzender von Dataport. Weltweit existieren mehrere tausend CCoEs. Sie dienen als erste Anlaufstelle für alle Fragen zu SAP und der SAPSoftware. Die Mitarbeiter in den CCoEs lösen Probleme, beantworten Anfragen und liefern Informationen rund um die verschiedenen Produkte der SAP. Dataport betreibt im eigenen Rechenzentrum Software von SAP für die Länder Hamburg, Bremen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein. Das CCoE von Dataport installiert, betreibt und managt die verschiedenen Softwareprodukte. Zurzeit stellt Dataport alle SAP-Systeme auf die Plattform für Hochleistungsanalyse, SAP HANA, um. Auf der Basis von HANA wird der IT-Dienstleister Lösungen für das Finanzwesen entwickeln, die automatisierbar und einfach zu bedienen sind. Sie sollen in der öffentlichen Verwaltung die Planung und Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln vereinfachen. AUTORIN: BRITTA HEINRICH, DATAPORT 17 AUS DER BRANCHE Zeitgemäß zum Kitaplatz AKDB entwickelt Webservice für Kitas und Eltern › Die Digitalisierung der KitaplatzBedarfsanmeldung spart Zeit und Nerven für Verwaltungen, Einrichtungen und Eltern. Der jährliche Ansturm auf verfügbare Plätze sorgt stets für die gleichen Fragen: Werden die Plätze reichen? Wie vermeidet man Warteschlangen vor Rathäusern und Einrichtungen? Können Mehrfach-Anmeldungen leichter aussortiert werden? Wie werden Kommunikationswege zwischen Trägern und Eltern kürzer? Eltern erleben nach der Anmeldung häufig eine unsichere Zeit, da erst eine schriftliche Zusage die vielzitierte Vereinbarkeit von Familie und Beruf sicherstellt. Bewerbungen für einen Kitaplatz müssen oft in jeder infrage kommenden Einrichtung persönlich abgegeben werden – danach heißt es dann warten. Für Verwaltungen und Einrichtungen steigt in dieser Zeit der Druck. Kommunen müssen die Anmeldung angesichts einer hohen Anzahl an Trägern koordinieren und die Plätze bereitstellen, die Einrichtungen wiederum kämpfen mit Personalund Zeitmangel, sollen sie doch gewissenhaft entscheiden, wer welche Kinder aufnimmt. Ziel des bisherigen analogen Prozedere war eine maximale Elternzufriedenheit. Das soll mit der neuen digitalen Lösung der AKDB auch so bleiben, nun zusätzlich mit optimaler Platzverteilung sowie einfacheren Verwaltungsabläufen und der Vernetzung aller Träger. Im Frühjahr starten erste Kommunen mit dem intelligenten Vergabemanagement über den Online-Fachdienst „Kita-Bedarfsanmeldung“ im Bürgerservice-Portal der AKDB. ZENTRALISIERUNG UND EFFIZIENZSTEIGERUNG Eltern geben das Wertvollste, was sie besitzen, in die Betreuung, nämlich ihre Kinder. Sie können sich, wie in vielen Kommunen üblich, am Tag der offenen Tür persönlich ein Bild von den Einrichtungen machen, um einen geeigneten Kitaplatz auszumachen. Nach Bekanntgabe des Anmeldezeitraums durch die INTERN Nr. 1 | 2019 Die Kita-Anmeldung kann bequem vom Sofa aus erfolgen. (Bild: Fotolia) Kommune beginnt der ganzheitliche und durchgängige Prozess. Nach nur einmaliger Registrierung über die BayernID im BürgerservicePortal merken Eltern übersichtlich ihren Bedarf für einen Kinderbetreuungsplatz vor. Das Portal bietet einen Überblick über die Kinderbetreuungsangebote unterschiedlicher Träger. Hierbei wird den Eltern aber keine offene Platzanzahl angezeigt, da sich dies bis zur finalen Vergabe etwa wegen Zurückstellungen und Wegzügen noch ändern kann. Nach der Erstellung einer Favoritenliste übermitteln Eltern einmalig die Bedarfsanmeldung und erhalten anschließend eine Benachrichtigung im digitalen Postfach, bis zu welchem Zeitpunkt eine verbindliche Zusage eines Platzes erfolgt. Das Postfach des BürgerservicePortals lässt eine sichere und datenschutzkonforme Kommunikation zu. Die eingehende Bedarfsanmeldung ist für alle relevanten Nutzer sichtbar, auch, wenn ein Platz zugewiesen wurde. Das verhindert eine Mehrfachbelegung, verkürzt Kommunikationswege und spart Zeit bei allen Beteiligten. Die finale Vergabe verbleibt wie in der Vergangenheit bei den Fachkräften der Verwaltung und Kitas mit ihren Vergabekriterien. KONSTRUKTIVE KOOPERATION MIT PILOTKOMMUNEN dienstes lag in der intensiven Zusammenarbeit eines AKDB-Entwicklerteams mit einigen Pilotkommunen, die Anforderungen und Wünsche an eine zentrale und digitale Kitaplatz-Bedarfsanmeldung klar definiert hatten. So entstanden gemeinsame Lösungen und am Ende ein Fachdienst, der flexibel und intuitiv zu bedienen ist: Eltern melden ihren Platzbedarf an und erhalten eine verbindliche Antwort; Kommunen sparen bei ihrem Auftrag der Platzbereitstellung erheblich Zeit ein und profitieren von hoher Datensicherheit; und schließlich können Träger und Einrichtungen Plätze nach pädagogischen Grundsätzen verteilen, um anschließend die Daten der Kinder ohne weiteren Aufwand in ihre Kita-Verwaltungssoftware zu übertragen. Der Fachdienst unterstützt Kommunen bei der Bedarfsplanung in der Kinderbetreuung, damit diese Kommunen politische Entscheidungen zum Ausbau aller Kinderbetreuungsformen treffen können. Dazu passend das Statement von Bürgermeister Benedikt Bisping von der Stadt Lauf an der Pegnitz beim Pilotkommunen-Treffen: „Während andere nur von Digitalisierung reden, handeln wir konkret und erleichtern für die Eltern die Kitaanmeldung mit moderner Technik. Wir freuen uns, dass es losgeht!“ AUTORIN: ANDREA MISCHKE, AKDB Die Basis zur Realisierung des Fach- 18 BERICHT AUS DER EU Künstliche Intelligenz für Dich EU fördert die KI-Plattform „AI4EU“ für Unternehmen und Behörden Am 25. April 2018 hatte die Kommission ihre Strategie für künstliche Intelligenz vorgestellt und kündigte die Entwicklung der AI-on-Demand-Plattform an. Insgesamt erhöht die Kommission ihre Investitionen in Forschung und Innovation im Bereich der künstlichen Intelligenz im Rahmen des Programms Horizont 2020 für den Zeitraum 2018-2020 auf 1,5 Milliarden Euro. Das AI4EU-Projektteam wird eng mit den Digital Innovation Hubs für Robotik und dem zukünftigen Netzwerk von KI-Exzellenzzentren zusammenarbeiten, um den Zugang zur KI-Technologie weiter zu erleichtern. Mehr Infos: Link › Zu Jahresbeginn haben 79 Partner aus 21 Ländern ihre gemeinsame Arbeit an einer umfassenden Plattform zu Künstlicher Intelligenz begonnen. Das sogenannte AI4EU-Projekt wird mit EU-Mitteln in Höhe von 20 Millionen Euro gefördert. Unter den Partnern befinden sich beispielsweise Siemens, SAP, die Allianz, die TU Berlin, die Fraunhofer Gesellschaft und das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt. Das französische Unternehmen Thales leitet das Projekt. Der Vizepräsident der EU-Kommission für den digitalen Binnenmarkt, Andrus Ansip, und die für digitale Wirtschaft und Gesellschaft zuständige Kommissarin Mariya Gabriel begrüßen das Projekt: „Europa kann die Vorteile von KI- Innovationen nur dann voll ausschöpfen, wenn diese Technologie für alle leicht nutzbar ist. Das Projekt AI4EU wird dazu beitragen, die KI für kleine Unternehmen, Nicht-Technologieunternehmen und öffentliche Verwaltungen in ganz Europa zugänglich zu machen.“ Mit der Plattform, die im Laufe des Jahres 2019 eingerichtet wird, soll eine Anlaufstelle für Ressourcen für Künstliche Intelligenz einschließlich Datenspeicher, Rechenleistung, Werkzeugen und Algorithmen geschaffen werden. Sie wird potenzielle Nutzer der Technologie unterstützen und ihnen helfen, KI-Lösungen zu testen und in ihre Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zu integrieren. AI4EU soll eine offene und kollaborative Plattform sein und auch Fortbildungsund Umschulungskurse anbieten. TERMINE 12. März 2019 Fachkongress IT-Planungsrat … Weimar 19.-20. März 2019 KGSt Kongress IT 2019 … Kassel 21.-23. März 2019 21. IT-Sicherheitskongress … Bad Godesberg 23. März 2019 Regionalkonferenz zum OZG Saarbrücken www.itkalender.de IMPRESSUM Herausgegeben von WWW.VITAKO.DE VITAKO REDAKTION & KONTAKT: Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e. V. V.i.S.d.P.: Dr. Ralf Resch Markgrafenstraße 22 D - 10117 Berlin Dr. Helmut Merschmann INTERN Nr. 1 | 2019 TELEFON: +49 30 20 63 156 - 14 E-MAIL: redaktion@vitako.de BILDNACHWEIS: Pixelio 1 | Vitako 2,4,9 | Hiestermann 3 | Stadt Dortmund 5 | D. Hasskarl 6 | Saarbrücken 7 | Fotolia 10,13,18 | Stadt Diepholz 11 | Dataport 12 | krz 15 | ekom 16,17 | iStockphoto 19 19
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