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Volume Heft 4

Full text: Bibliotheksdienst (Rights reserved) Issue 42.2008 (Rights reserved)

Betriebsorganisation Themen Bibliotheksdienst 42. Jg. (2008), H. 4 367 Praktisches Verfahren: 1. Die zu überprüfenden Regale wurden festgelegt. Hierbei gingen wir so vor, dass wir das Regal mit der „niedrigsten“ Signatur und ab dann jedes hun- dertste weitere Regal ermittelten. Aufgrund der besonderen Relevanz der Lehrbuchsammlung bildeten wir hierfür einen gesonderten Abschnitt der In- ventur und untersuchten dort jedes vierzigste Regal. 2. Es wurde ermittelt, welche Signaturgruppen sich in den zuvor festgelegten Regalen (1, 101, 201, 301 …) befinden. „Signaturgruppe“ bedeutet die Ge- samtheit der Signaturen der im jeweiligen Regal von oben links bis unten rechts stehenden Bücher. In diesem Arbeitsschritt wurde zugleich ermittelt und protokolliert, ob in dieser Signaturgruppe nur Monografien, nur Zeit- schriften oder sowohl Monografien wie Zeitschriften aufgestellt sind; dieser Umstand wurde bei der Festlegung, welche Person für die Inventur dieser Signaturgruppe zuständig sein wird, berücksichtigt. Für diese beiden ersten Arbeitsschritte füllten Mitarbeiter der Buchtechnik das „Formular 1“ aus. 3. Es wurde per Los bestimmt, welche Mitarbeiter an der Inventur teilnehmen (wobei die im Sekretariat vorliegenden Urlaubsplanungen berücksichtigt wurden). Unter Beachtung der Informationen der Einträge in „Formular 1“, Spalten 3–5 wurde dann festgelegt, welche Signaturgruppen/Regale von welchen Mitarbeitern zu bearbeiten sind (Spalte 6). 4. Aufgrund der Signaturgruppen wurden am Tag vor Beginn der Inventur aktu- elle Listen mit den in den avisierten Regalen erwartbaren Büchern (Auflistung der Signaturen abzüglich der derzeit ausgeliehenen Bücher) erstellt. Dass in diesen Listen die derzeit ausgeliehenen Medien nicht auftauchen, erbringt eine erhebliche Beschleunigung der Inventur durch den Wegfall von Ausleih- Kontrollen mit sich! Diese Listen wurden pro Regal ausgedruckt, an das „For- mular 2“ geheftet und dann an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. 5. Gang (Basiskontrolle): Dann gingen Mitarbeiter mit „ihrem“ Abschnitt dieser ausgedruckten Signaturliste an die entsprechenden Regale und hakten ab, welche Bücher vorgefunden wurden. Nicht gefundene Bücher erhielten eine „0“ in der entsprechenden Spalte. Für diesen Gang in den Lesesaal ist zur Ver- meidung von Unruhe, eventuellen Auseinandersetzungen mit Benutzern und der Ungewissheit bzgl. einzelner Bücher ein Zeitpunkt zu wählen, der es er- möglicht, vor der Öffnung des Lesesaals für Benutzer mit der Inventurarbeit fertig zu sein. Wer bis zur Öffnung des Lesesaals für Benutzer nicht fertig wird, sollte die Inventurarbeit am nächsten Tag fortsetzen. 6. Gang (1. Kontrolle): Diejenigen Bücher, die (bisher) nicht ermittelt wurden, werden nach sechs Wochen2 erneut am Regal gesucht. Die hierbei ermittelten Bücher werden im „Formular 2“ (d.h. einer dann bereits vor sechs Wochen ausgedruckten und danach nicht mehr bzgl. Ausleihe aktualisierten Liste) 2 Diese Zeitangabe ist willkürlich, berücksichtigt aber Erfahrungswerte.
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