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Volume Heft 8/9

Full text: Bibliotheksdienst (Rights reserved) Issue 37.2003 (Rights reserved)

THEMEN Betriebsorganisation zwischen den entsprechend konfigurierten Menüs ,,neue Bestellung" ,,An- sichtsübernahme" und ,,Geschenk" gewählt werden. Alle Arbeitsgänge sind durch entsprechende Pulldown-Menüs bzw. Links automatisiert. In jedem Menü lassen sich Standort, Kontingent, Lieferant, Währung, Publikations- und Bestellart wählen, ohne dass dazu Schreibarbeit erforderlich wäre. Ein großer Vorteil des Erwerbungssystems a99 besteht in einer verbesserten Bestellverwaltung. Im Erwerbungsmodul Order erfolgte die Übermittlung der Bestellungen ursprünglich auf Wunsch des örtlichen Buchhandels noch durch gedruckte Bestellkarten. Seit etwa zwei Jahren werden die Bestellungen na- hezu ausschließlich per Mail versendet. Während dies in dem alten DOS- basierten System einige Zwischenschritte erforderte, lassen sich heute die Bestellungen direkt im Erwerbungssystem in der für die Übertragung an den Buchhandel vorgesehenen Form ausgeben und einfach per copy-and-paste in ein Mailprogramm übernehmen. Ein weiterer Vorteil besteht in einer deutlich verbesserten Kontingentverwaltung ­ dies erscheint besonders in Zeiten knapper Mittel sowie bei der Verwaltung von Dritt- und Spendenmitteln unab- dingbar. Rechnungsbearbeitung, Inventarisierung und Titelaufnahme Das Einarbeiten und Inventarisieren erfolgt ebenfalls mithilfe des Erwerbungs- systems. Alle erforderlichen Angaben werden im System eingetragen, die Zu- gangsnummer wird automatisch vergeben. Ein Zugangsbuch existiert eben- falls nicht mehr, sondern wird elektronisch und automatisch geführt. Lediglich aus Gründen der Sicherheit werden jeweils zum Jahresende die Erwerbungs- daten in Journalform ausgedruckt. Bezüglich der Rechnungsbearbeitung wur- de der Geschäftsgang ebenfalls umgestellt. Der Buchhandel fakturiert nun weitgehend mit Einzelrechnungen. Für die Bibliothek ist dies trotz des schein- baren Mehraufwandes mit einem doppelten Vorteil verbunden. Zum einen las- sen sich die Kosten, die sich aufgrund der Struktur der Bibliothek mit ange- schlossenen Handbibliotheken der Lehrstühle auf ca. 30 Kostenstellen vertei- len beim späteren Verbuchen leichter zuordnen, zum anderen kann die Rech- nung gleich beim Inventarisieren fertiggestellt und zur Anweisung gegeben werden. Dagegen war es früher erforderlich, die eingehenden Bände zunächst anhand der Lieferscheine zu inventarisieren und jeweils zum Monatsende die Daten von den Lieferscheinen auf die Rechnungen zu übertragen. Lediglich übernommene Ansichtssendungen werden noch am Monatsende gesammelt in Rechnung gestellt. Zwischen der Haushaltsüberwachung, die gemäß den Vorgaben der Universi- tätsverwaltung mit dem System HIS-MBS erfolgt und allegro gibt es keine Schnittstelle. Die Rechnungen müssen daher in einem separaten Arbeitsgang 1048 BIBLIOTHEKSDIENST 37. Jg. (2003), H. 8/9
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